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Auteur(s)
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Sandrine LOUIS : Responsable Information médicale et documentation, entreprise de biotechnologies
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Lire l’articleINTRODUCTION
Utiliser un outil de gestion de références bibliographiques payant présente des avantages dans l’optimisation d’utilisation de la base, l’utilisation des références pour rédiger un article (ou une thèse) et éventuellement son partage.
L’objectif de cette fiche n’est pas d’entrer dans la mécanique de la gestion des listes bibliographiques, mais d’avoir des conseils et des astuces pour optimiser la gestion des bases importantes en volume et/ou partagées au sein d’une entité (service, entreprise, laboratoire de recherche…).
Les exemples pris dans cette fiche font référence à EndNote X9. Il existe d’autres logiciels payants comme ReadCube, et gratuits comme Zotero.
Les conseils relatifs à la gestion bibliographique que vous trouverez dans cette fiche sont valables pour les autres outils de gestion de références bibliographiques.
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Uniformiser les noms d’auteurs2. Uniformiser les titres des revues
Selon la base de données de téléchargement de la référence, le nom d’une publication peut être téléchargé en entier (ex. : « Multiple Sclerosis »), mais il peut aussi être abrégé (« Mult Scler »), ou encore abrégé avec des points (« Mult. Scler. »). Il est possible de « travailler » la table des abréviations des revues, d’entrer, comme dans l’exemple précédent, l’abréviation sans point dans le champ « Abbreviation 1 » et celle avec points dans « Abbreviation 2 ».
Cependant, une fois que la base devient un peu conséquente, et à chaque nouvelle entrée de référence, il faut s’assurer que les différents synonymes sont reportés, ce qui n’est pas le cas dans l’exemple ci-après pour la revue surlignée, car le nom entier du journal a été téléchargé en abréviation et l’abréviation en nom complet.
Il semble donc indispensable, avant de commencer la base bibliographique, que les différentes personnes amenées à entrer les références se mettent d’accord sur les abréviations à utiliser ; les listes bibliographiques n’en seront que plus consistantes.
Le logiciel dispose d’une table d’abréviations qui s’autogère.
Mais cette facilité à l’importation ne s’applique pas pour les importations via les sites des éditeurs ou l’entrée manuelle d’une référence.
Ce point est important pour rechercher une référence dont vous savez qu’elle est parue dans telle ou telle revue.
Dans l’exemple suivant, des références dans la revue Journal of Neural transmission (J Neural Transm ou J Neural Transm – Vienna) ont été téléchargées depuis deux bases différentes. Si, pour une recherche d’articles dans cette publication, vous utilisez la barre de recherche, vous devez sélectionner les deux abréviations et le titre complet pour être certain de ne pas oublier de références dans cette revue. Dans cet exemple, les deux abréviations ne sont pas associées, il y a donc une probabilité de manquer l’une des deux et de penser que la référence cherchée n’a pas été entrée dans la base.
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EndNote et Reference Manager sont des produits payants, édités par Thomson Reuters et distribués en France par Ritme Informatique.
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