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Auteur(s)
-
Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez mettre en place un système documentaire qualité. Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation. Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour permettre, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe. Faut-il, pour cela, centraliser ou non la maîtrise documentaire ?
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Construire un système documentaire qualité > Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?
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Définir les règles de gestion des enregistrements3. Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?
Le personnel doit être un acteur de sa documentation. C’est pourquoi il est important de déterminer le cycle de vie de vos documents et d’y associer des rôles répartis sur l’ensemble du personnel (fonction du service gestionnaire du document, du niveau de responsabilité dans l’entreprise…).
Ainsi, le personnel peut connaître plusieurs degrés d’implication dans la vie d’un système documentaire. En voici quelques-uns :
-
consultation ;
-
conception de modèles ;
-
rédaction ;
-
vérification ;
-
validation ;
-
diffusion ;
-
archivage.
Pour que l’ensemble du personnel soit associé, il est utile de définir des règles de fonctionnement précises. À vous d’aider à la conception du dispositif, ainsi que de vous assurer que le système vive et suive la voie de l’amélioration continue.
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Pourquoi définir des règles de gestion des documents ?
DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
-
Outil
Arborescence documentaire (Outil
fic0390m1.xlsx
).0
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.1 « Exigences relatives à la documentation – Généralités »
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.2 « Exigences relatives à la documentation – Manuel qualité »
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.3 « Exigences relatives à la documentation – Maîtrise des documents »
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.4 « Exigences relatives à la documentation – Maîtrise des enregistrements »
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