Identifier la nature de votre documentation
Construire un système documentaire qualité

1.1 Les documents d’organisation interne

Cette notion rassemble les notes d’organisation, objectifs, organigramme, outils de suivi, procédures, instructions, nécessaires pour structurer et faciliter l’interaction ou l’activité propre de chacun des services/processus afin de garantir aux clients la fourniture d’un produit ou prestation répondant à ses besoins.

1.2 Les documents techniques internes

Clés de voûte des activités de votre entreprise, dossiers d’études, plans, gammes de fabrication, gammes de contrôle, normes, plans de maintenance ; ces documents sont ceux sur lesquels s’appuient vos collègues pour assurer leurs missions, capitaliser le savoir d’équipes et ainsi en faciliter la transmission.

Notez que ce type de documentation concentre tout le savoir-faire de votre organisation. Elle fonctionne donc de concert avec la précédente catégorie, qui elle, vous permet de structurer l’organisation et les flux de ces savoirs.

1.3 Les documents des parties prenantes externes à caractère contractuel

Expressions de besoins, contrats, spécifications techniques et commerciales, plans qualité, devis, factures, échanges de mails… sont d’une importance vitale pour la pérennité de l’entreprise. En effet, sans contrats, pas d’entreprise ! C’est pourquoi il est nécessaire de gérer et conserver toutes les données permettant de s’assurer de la conception et livraison d’un bien ou prestation répondant aux exigences du client. Et comme une entreprise est bien souvent le client d’une autre, la gestion des documents de liaison avec ses fournisseurs revêt le même caractère d’importance.

1.4 Les documents des parties prenantes externes à caractère légal ou autres

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