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Auteur(s)
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Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez mettre en place un système documentaire qualité. Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation. Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour permettre, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe. Faut-il, pour cela, centraliser ou non la maîtrise documentaire ?
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Construire un système documentaire qualité > Responsabiliser le personnel
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Notre conseil5. Responsabiliser le personnel
Une fois que vous avez établi les règles générales pour votre système de gestion documentaire (incluant le choix d’investissement dans un logiciel dédié ou la construction par vous-même de votre système documentaire informatisé, les règles d’approbation des documents …), il s’agit d’expliquer le système documentaire et l’implication de chacun à l’ensemble du personnel.
Pourquoi faut-il maîtriser sa documentation ?
5.1 Un support, une aide au quotidien
La documentation est un support à la réalisation de vos activités. Elle va contribuer directement à leur maîtrise en complément des compétences du personnel.
Il est donc important de rappeler qu’il ne s’agit pas de vouloir tout décrire. Vous documenterez les éléments nécessaires et suffisants à l’élaboration d’un produit, service visant à la satisfaction du client en restant le plus fidèle possible à ce qui est réellement réalisé. Procéder à des revues documentaires régulières s’avère une voie intéressante pour la prise en compte des changements…
Pour ce faire, consulter le personnel concerné et l'impliquer dans les démarches de création ou mise à jour documentaire peuvent être des démarches profitables.
HAUT DE PAGE5.2 Vital pour la pérennité des activités de l’entreprise
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Les exigences légales et autres (cf. Étape Identifiez la nature de votre documentation), recueillies via le processus de veille, permettent à une entreprise de connaître son environnement et ainsi d’évaluer sa conformité vis-à-vis de celles-ci (récolement). Selon son niveau de conformité et notamment s’il est bas, la continuité des activités de l’entreprise peut être mise en péril (plaintes de riverains, associations, mises en demeure de cessation d’activités temporaires ou définitives).
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La documentation externe concerne également les informations transmises par les clients et fournisseurs. Elle va directement alimenter (données d’entrée) vos activités/processus. Il s’agit de maîtriser ces flux d’information qui permettent pour nombre d’entre eux d’établir...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Arborescence documentaire (Outil
fic0390m1.xlsx
).0
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ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.1 « Exigences relatives à la documentation – Généralités »
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ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.2 « Exigences relatives à la documentation – Manuel qualité »
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ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.3 « Exigences relatives à la documentation – Maîtrise des documents »
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.4 « Exigences relatives à la documentation – Maîtrise des enregistrements »
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