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Auteur(s)
-
Isabelle EQUIXOR : Ingénieure Qualité, Sécurité, Environnement
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Lire l’articleINTRODUCTION
Vous devez mettre en place un système documentaire qualité. Il existe de nombreux documents, dans les différents services de votre entreprise, nécessaires au bon fonctionnement de vos activités. Ainsi, afin de rendre la lecture et l’utilisation de votre système documentaire aisé à l’ensemble du personnel, il est primordial, dans un premier temps, de catégoriser votre documentation. Cet état des lieux va vous permettre de retenir les règles de gestion documentaire appropriées à votre entreprise pour permettre, dans un second temps, la structuration de votre gestion documentaire.
La construction d’un système documentaire va vous permettre de maîtriser non seulement la documentation créée et maintenue en interne, mais également les documents d’origine externe. Faut-il, pour cela, centraliser ou non la maîtrise documentaire ?
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Construire un système documentaire qualité > Notre conseil
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Erreurs à éviter6. Notre conseil
6.1 Responsabilisez le personnel
Le responsable de système de management n’est pas le seul responsable de la documentation qualité. Il a pour mission de mettre en place les règles de maîtrise des documents et des enregistrements. Il est important de sensibiliser l’ensemble du personnel au fait qu’il est le cœur de sa documentation.
HAUT DE PAGE6.2 Valorisez l’utilité de la gestion documentaire
La maîtrise documentaire, au-delà d’être une exigence de la norme ISO 9001:2008 par exemple, est un outil essentiel, parmi tant d’autres, dans le système de management d’une entreprise pour garantir l’intégrité à un instant T des échanges aussi bien internes qu’externes d’informations et de capitalisation des connaissances. Attention au choix que vous allez faire pour votre système documentaire. La documentation doit être un élément de maîtrise opérationnelle des activités/processus au même titre que les compétences, les moyens, les mesures, le milieu, la matière (donnée d’entrée) et l’amélioration continue.
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Arborescence documentaire (Outil
fic0390m1.xlsx
).0
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ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.1 « Exigences relatives à la documentation – Généralités »
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.2 « Exigences relatives à la documentation – Manuel qualité »
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.3 « Exigences relatives à la documentation – Maîtrise des documents »
-
ISO 9001 :2008 – Paragraphe 4.2.4 « Exigences relatives à la documentation – Maîtrise des enregistrements »
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