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Auteur(s)
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Cécile MALATERRE : Consultante en management de la qualité
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Lire l’articleINTRODUCTION
Quels documents sont susceptibles d’être gérés dans le système de management de la qualité ? Trop souvent, le système qualité se focalise sur les documents de type procédures, instructions, modèles d’enregistrements et oublie d’appliquer les règles de gestion pour les documents opérationnels de l’entreprise, ceux qui ne sont pas exigés explicitement par la norme mais nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Cette fiche se focalise sur la gestion de ces documents :
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Comment les repérer ?
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Comment les gérer ?
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Qu’apporte le SMQ dans la gestion de ces informations documentées ?
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Quels papiers gérer ?3. Comment gérer les informations conservées sous forme de fichier informatique ?
Quand les informations ne sont pas directement renseignées dans un progiciel, elles sont souvent consignées dans un fichier informatique : un plan, une photo, un tableau, un rapport, etc. ces informations sont essentielles pour l’entreprise et la démarche qualité permet de se poser les bonnes questions pour garantir les principes de gestion de l’information.
La première règle est de concevoir l’architecture informatique de manière à sauvegarder l’ensemble des informations. Souvent les fichiers sont enregistrés sur le serveur de l’entreprise et le serveur est assujetti à un système de sauvegarde. Dans le meilleur des cas, la sauvegarde sera automatisée et doublée sur un système décentralisé. Il y a toujours la possibilité de faire des sauvegardes sur disque dur externe (les clés USB sont à éviter car peu fiables dans le temps) : ce système reste souvent manuel et par conséquent contraignant, voire peu robuste.
Les fichiers sont généralement accessibles via l’explorateur de fichiers et le premier casse-tête à résoudre est celui de l’arborescence de manière à :
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rendre accessible les informations tout en préservant les règles de confidentialité ;
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faciliter la recherche des informations par un classement approprié.
Pour cela, vous allez définir des droits aux utilisateurs (ou groupes d’utilisateurs) sur des fichiers, dossiers ou serveurs. Il s’agit alors de faire un plan de classement approprié.
Pour définir votre plan de classement, un moyen est de vous appuyer sur la cartographie des processus. Cette approche vous amène à définir une arborescence calquée sur les processus et non sur l’organigramme.
La conservation des fichiers informatiques va au-delà de la notion de sauvegarde. Il s’agit de conserver les informations utiles et de les conserver dans un format pérenne. Vous devez déterminer quelles sont les informations utiles : il n’est peut-être pas nécessaire de conserver des brouillons et des documents de travail ; par contre, il est fortement recommandé de conserver un mail de confirmation de commande. Ce type d’information ne devra pas être conservé uniquement dans la boîte mail (qui est personnelle) mais conservée sur le serveur. De plus, pour garantir la lisibilité de cette information, vous l’enregistrez dans un format pérenne, le seul reconnu aujourd’hui étant le pdf/a. En effet, il n’est pas garanti que les archives mails restent...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Modèle de tableau de gestion des documents (Outil
fic1535m1.xlsx
).Cet outil présente un modèle de tableau de gestion des documents, inspiré des bonnes pratiques des archivistes. Ce tableau se focalise sur les informations essentielles qui sont souvent mal connues des protagonistes, à savoir, combien de temps une information doit être conservée et qui en est responsable.
ISO 9001:2015 – Systèmes de management de la qualité - Exigences
ISO 9000:2015 – Systèmes de management de la qualité - Principes essentiels et vocabulaire
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