Comment gérer les informations conservées sous forme de fichier informatique ?
Identifier les informations documentées à gérer dans le système de management

Quand les informations ne sont pas directement renseignées dans un progiciel, elles sont souvent consignées dans un fichier informatique : un plan, une photo, un tableau, un rapport, etc. ces informations sont essentielles pour l’entreprise et la démarche qualité permet de se poser les bonnes questions pour garantir les principes de gestion de l’information.

La première règle est de concevoir l’architecture informatique de manière à sauvegarder l’ensemble des informations. Souvent les fichiers sont enregistrés sur le serveur de l’entreprise et le serveur est assujetti à un système de sauvegarde. Dans le meilleur des cas, la sauvegarde sera automatisée et doublée sur un système décentralisé. Il y a toujours la possibilité de faire des sauvegardes sur disque dur externe (les clés USB sont à éviter car peu fiables dans le temps) : ce système reste souvent manuel et par conséquent contraignant, voire peu robuste.

Les fichiers sont généralement accessibles via l’explorateur de fichiers et le premier casse-tête à résoudre est celui de l’arborescence de manière à :

• rendre accessible les informations tout en préservant les règles de confidentialité ;

• faciliter la recherche des informations par un classement approprié.

Pour cela, vous allez définir des droits aux utilisateurs (ou groupes d’utilisateurs) sur des fichiers, dossiers ou serveurs. Il s’agit alors de faire un plan de classement approprié.

Pour définir votre plan de classement, un moyen est de vous appuyer sur la cartographie des processus. Cette approche vous amène à définir une arborescence calquée sur les processus et non sur l’organigramme.

La conservation des fichiers informatiques va au-delà de la notion de sauvegarde. Il s’agit de conserver les informations utiles et de les conserver dans un format pérenne. Vous devez déterminer quelles sont les informations utiles : il n’est peut-être pas nécessaire de conserver des brouillons et des documents de travail ; par contre, il est fortement recommandé de conserver un mail de confirmation de commande. Ce type d’information ne devra pas être conservé uniquement dans la boîte mail (qui est personnelle) mais conservée sur le serveur. De plus, pour garantir la lisibilité de cette information, vous l’enregistrez dans un format pérenne, le seul reconnu aujourd’hui étant le pdf/a. En effet, il n’est pas garanti que les archives mails restent...