Quelle documentation en plus des procédures, instructions, formulaires exigés ?
Identifier les informations documentées à gérer dans le système de management

Les documents de types procédures, instructions, formulaires sont généralement bien identifiés dans le système de management de la qualité (SMQ) (cf.Identifier et mettre en œuvre les exigences documentaires [FIC 0389]). Se pose quand même la question de comment identifier les procédures, instructions et formulaires non explicitement demandés par la norme. Pour cela, l’approche par les processus permet à tout un chacun de se positionner dans une activité globale et de comprendre l’utilité de la documentation (cf.Réaliser l’approche processus [FIC 0487]). Cette approche vous permet d’identifier les documents nécessaires. Ils ressortent comme nécessaires parce qu’utiles pour définir des règles communes, pour former les nouveaux arrivants, pour maîtriser des risques, pour partager une même connaissance organisationnelle. Ils sont utiles s’ils sont demandés et utilisés par les personnes impliquées.

Quand on parle de documents nécessaires, il s’agit aussi de les écrire au niveau de détail adéquat. Une procédure trop détaillée ne sera peut-être lue par personne. Elle risque de devenir obsolète rapidement car les pratiques s’ajustent dans l’entreprise. Il s’agit alors d’écrire les activités et responsabilités essentielles, sans se perdre dans les détails (cf.Rédiger des procédures simples, utiles et efficaces ...