Quelle méthodologie adopter pour définir les règles de gestion ?
Identifier les informations documentées à gérer dans le système de management

La première étape est de faire un inventaire des informations documentées. Une approche par processus couplée à une analyse par poste de travail permet d’identifier les informations documentées incontournables pour un fonctionnement efficace de l’entreprise (circulation de l’information), pour la traçabilité des activités opérationnelles (preuves), pour la communication avec les clients, les fournisseurs et autres prestataires (expression du besoin, réclamations), pour une conservation d’éléments probatoires sur le long terme (exigences réglementaires), pour l’histoire de l’entreprise (conservation d’archives).

Ensuite, vous identifiez le support de l’information originale : données informatiques dans un progiciel, fichiers informatiques, papier. Et vous déterminez les durées de conservation légales. Cette étape permet de faire ressortir les informations à conserver sur le long terme de manière incontournable. Vous déterminez ainsi les formats de conservation ; il peut être utile de convertir des informations pour les rendre lisibles sur le long terme (Par exemple, imprimer les commandes reçues par transmission informatique).

Outil

Pour assurer une bonne gestion, vous devez identifier qui est responsable de l’information et de sa conservation et veiller aux règles de confidentialité et d’intégrité tout au long du traitement de l’information. L’ensemble de ces règles doit être formalisé. Un tableau de gestion des documents, précisant les règles par grandes familles, permet d’établir clairement les grandes lignes et de les communiquer aisément (cf.Tableau de gestion des documents (Outil fic1535m1.xlsx )). Il est important d’identifier les durées de conservation réglementairement obligatoires. Les durées de conservation choisies et pratiquées peuvent être différentes bien entendu (à condition d’être supérieures). Le format de l’original est à préciser (papier ou informatique). Vous pouvez également choisir de conserver en plus des versions informatiques de documents papier. Le tableau se focalise sur les informations essentielles qui sont souvent mal connues des protagonistes, à savoir, combien de temps une information doit être conservée et qui en est responsable.

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