Notre conseil
Identifier les informations documentées à gérer dans le système de management

6.1 Impliquez l’ensemble du personnel

L’enjeu de la gestion des informations documentées est de pouvoir garantir l’accès et la conservation aux informations. Cette gestion contribue à enrichir la « connaissance organisationnelle », d’où l’importance de bien identifier les informations importantes dont dispose le personnel. Parfois, ces informations sont conservées dans les boîtes mails ou dans un cahier personnel. C’est pourquoi il est important d’impliquer l’ensemble du personnel pour faire un inventaire pertinent et trouver des moyens de conservation adéquats.

6.2 Identifiez vos documents par grandes familles

Pour éviter de tomber dans trop de détail, l’approche processus permet de se focaliser sur les flux d’information essentiels. Par ailleurs, vous veillerez à définir les règles de gestion par famille car souvent les règles de gestion sont identiques. Ces familles sont par exemple les documents comptables, les documents commerciaux, les documents de production, etc.

6.3 Archivez vos documents informatiques comme vous archivez vos documents papier

L’archivage des documents papier se traduit généralement par la mise en boîte des dossiers et un classement par année. Lors de la mise en boîte, un tri est généralement fait pour supprimer les papiers en double ainsi que les brouillons et ne conserver que l’essentiel. Pour l’archivage informatique, procédez de même : faites un tri des dossiers, convertissez les documents importants (et qui doivent être conservés plus de 5 ans) en pdf/A, et classez les dossiers informatiques comme vous classez les dossiers papier : si vous faites des boîtes par année, alors faites des dossiers par année. Comme vous rangez les boîtes dans un local distinct, vous rangez vos dossiers informatiques archives dans un espace dédié.