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Auteur(s)
-
Cécile MALATERRE : Consultante en management de la qualité
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Lire l’articleINTRODUCTION
Quels documents sont susceptibles d’être gérés dans le système de management de la qualité ? Trop souvent, le système qualité se focalise sur les documents de type procédures, instructions, modèles d’enregistrements et oublie d’appliquer les règles de gestion pour les documents opérationnels de l’entreprise, ceux qui ne sont pas exigés explicitement par la norme mais nécessaires au fonctionnement de l’entreprise.
Cette fiche se focalise sur la gestion de ces documents :
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Comment les repérer ?
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Comment les gérer ?
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Qu’apporte le SMQ dans la gestion de ces informations documentées ?
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Accueil > Ressources documentaires > Génie industriel > Métier : responsable qualité > Piloter et animer la qualité > Identifier les informations documentées à gérer dans le système de management > Quelles informations sont gérées via les systèmes informatiques ?
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Comment gérer les informations conservées sous forme de fichier informatique ?2. Quelles informations sont gérées via les systèmes informatiques ?
Le système d’information de l’entreprise comprend souvent des logiciels qui viennent en support aux différentes activités.
Les activités de production peuvent être gérées via un ERP (Enterprise Resource Planning) ou, en français, un PGI (Progiciel de gestion intégré). Ce progiciel couvre généralement les activités de :
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gestion du processus de planification et de l'ordonnancement ;
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suivi de fabrication et de la traçabilité de la fabrication ;
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gestion des stocks, approvisionnements de matières premières, composants ou semi-finis ;
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gestion de la sous-traitance, gestion de la maintenance, gestion de la qualité.
La relation client peut être suivie via un CRM (Customer Relationship Management) ou, en français, GRC (Gestion des relations avec les clients). Ce type de progiciel permet généralement de :
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identifier les prospects et les clients ;
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suivre les différents contacts pris ;
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lancer des actions commerciales et les suivre ;
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suivre les ventes.
Bien d’autres progiciels intégrés existent pour aider les entreprises à gérer leur activité. Il en existe des spécifiques selon les activités, comme les LIMS pour les laboratoires, les logiciels de développement pour les développeurs informatiques, etc. Sans perdre de vue que ces progiciels peuvent être interfacés ou alimentés via une tablette ou un smartphone, l’utilisation de ces progiciels permet à l’entreprise de tracer les informations essentielles à son activité. L’enregistrement des informations directement dans le logiciel remplace bien souvent l’enregistrement sur des formulaires papier.
D’un point de vue « gestion des informations documentées », ces informations doivent être gérées. Pour cela, il s’agit d’appliquer les principes de gestion de l’information.
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L’intégrité : garantir que les données sont bien celles que l'on croit être.
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La confidentialité : assurer que seules les personnes autorisées ont accès aux ressources échangées.
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La disponibilité : maintenir le bon fonctionnement du système d'information.
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La non-répudiation : garantir qu'une transaction ne peut être niée.
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L’authentification :...
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DANS NOS BASES DOCUMENTAIRES
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Outil
Modèle de tableau de gestion des documents (Outil
fic1535m1.xlsx
).Cet outil présente un modèle de tableau de gestion des documents, inspiré des bonnes pratiques des archivistes. Ce tableau se focalise sur les informations essentielles qui sont souvent mal connues des protagonistes, à savoir, combien de temps une information doit être conservée et qui en est responsable.
ISO 9001:2015 – Systèmes de management de la qualité - Exigences
ISO 9000:2015 – Systèmes de management de la qualité - Principes essentiels et vocabulaire
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