Erreurs à éviter
La nouvelle approche documentaire de la V. 2015

6.1 Ne réécrivez pas les documents existants pour adapter la terminologie

La terminologie employée dans vos documents est propre à votre entreprise et à votre organisation. La norme ne demande en aucun cas de modifier les termes utilisés dans votre système documentaire (procédures, instructions, enregistrements…) par la notion d’informations documentées.

On note à ce sujet ce que rappelle la norme ISO 9001 dans son introduction :

« La présente norme internationale ne vise pas à imposer :

• une uniformité de structure des différents systèmes de management de la qualité ;

• un alignement de la documentation pour se conformer à la structure de la présente norme internationale ;

• l’utilisation au sein de l’organisme de la terminologie spécifique à la présente norme internationale. »

6.2 Ne supprimez pas les procédures et manuels existants

Ce n’est pas parce la nouvelle version de la norme n’a pas d’exigence de manuel qualité ni de procédures que l’entreprise doit les supprimer de son système documentaire. La question à se poser est bien celle de l’utilité des informations documentées. En effet, les procédures existent dans un système documentaire parce qu’elles sont nécessaires à l’entreprise ; elles structurent le fonctionnement, fixent les responsabilités et déterminent les modalités de transmission des informations. Elles permettent également de communiquer en interne sur le fonctionnement, d’intégrer plus facilement les nouveaux personnels, d’échanger sur les évolutions organisationnelles, etc. À chacun de déterminer son « juste » système documentaire !