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Article

1 - INTRODUCTION

2 - QU'EST-CE QU'UN DOCUMENT NUMÉRIQUE ?

3 - GESTION DE DOCUMENTS OU GESTION DE CONTENUS

4 - NOUVELLES PRATIQUES DES ENTREPRISES ET NOUVEAUX ACTEURS

5 - NOUVEAUX BESOINS

  • 5.1 - Contexte légal et réglementaire
  • 5.2 - Premières mises en œuvre
  • 5.3 - Avoir un cadre de normes et de recommandations

6 - CONCLUSION

Article de référence | Réf : H7602 v1

Gestion de documents ou gestion de contenus
Enjeux et risques de la dématérialisation des documents

Auteur(s) : Gérard DUPOIRIER

Relu et validé le 01 avr. 2019

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RÉSUMÉ

L’évolution technique a été telle, ces dernières décennies, que le document numérique est maintenant intégré à la vie de toute entreprise, voire même à celle d’une partie des citoyens ; le papier ne représente plus tous les états possibles d’un document. L’objectif de cet article est de tenter de définir cet objet et de l’inscrire dans les techniques informatiques actuelles, d’analyser les pratiques nouvellement développées autour du document numérique et de la gestion des contenus, pratiques devenues incontestablement matures et robustes. L’évolution des processus de production qui lui sont rattachés modifie non seulement les besoins des utilisateurs mais également le contexte légal et réglementaire.

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ABSTRACT

Challenges and risks of the dematerialization of documents

Technological development has been so important over the last decades that the digital document is now integrated into the life of any company and even to that of a number of citizens; paper does not represent the only possible states of a document. The aim of this article is to try to define this object and inscribe it within the current computing techniques, analyze the newly developed practices concerning the digital document and content management, practices which have acquired maturity and robustness. The related evolution in the production processes not only modifies the needs of users but also the legal and regulatory context.

Auteur(s)

INTRODUCTION

II y a une vingtaine d'années, voire moins, l'introduction de l'expression « document numérique » dans le vocabulaire des directions informatiques s'est faite de façon particulièrement discrète. Très peu de responsables de l'époque s'intéressaient à cet objet. Leurs préoccupations étaient plutôt tournées vers la gestion des données afin d'établir des modèles conceptuels représentant des situations de gestion en entreprise.

L'évolution des besoins, en particulier de mise à jour rationnelle et fiable de la documentation des engins militaires et des centrales nucléaires, a conduit les rédacteurs techniques à s'interroger sur les capacités des techniques informatiques à prendre en charge ce nouvel objet. À cette occasion, sa complexité est vite apparue. Une double approche structurelle et sémantique a conduit à séparer le fond et la forme et, parallèlement, à décrire un processus de production et d'usage souvent dénommé « cycle de vie du document numérique ».

C'est à partir de ce moment que le concept de « document numérique » est né. Depuis, cet objet est pleinement pris en charge par les techniques informatiques. Fait paradoxal et amusant à souligner, les langages SGML et XML auxquels l'analyse descriptive des objets documentaires a donné naissance sont devenus des langages de référence de l'informatique en générale.

Aujourd'hui, les aspects techniques liés à la gestion de l'objet document sont largement robustes et matures. En revanche, de nouvelles interrogations se posent. Elles sont principalement liées à l'usage, par le plus grand nombre, de cet objet. II ne s'agit plus uniquement de documentations techniques mais de tous les documents qui interviennent dans l'activité des entreprises et la vie des citoyens.

L'objectif que se donne cet article est de montrer que les interrogations actuelles ne portent plus essentiellement sur l'objet lui-même, mais sur l'usage qui en est fait.

La très grande majorité des documents liés à la vie des entreprises et à celle des citoyens existe sous forme numérique. Ils représentent des volumes et des échanges déjà considérables en croissance exponentielle. Ils traduisent et traitent de sujets et de préoccupations extrêmement diverses.

En conséquence, les interrogations qui se posent maintenant sont d"ordre social. Elles ne sont plus uniquement d'ordre technique. Elles relèvent des usages. Elles sont liées au stockage et à la valeur probante des documents numériques, à la préservation des droits de la personne et à la traçabilité des échanges. Elles nécessitent bien évidemment des réponses adaptées des sciences et des techniques dans un cadre normatif indispensable pour assurer les échanges et accepté par tous les acteurs.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-h7602


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3. Gestion de documents ou gestion de contenus

Le paragraphe précédent a montré que les techniques informatiques permettent la production de documents que nous avons qualifiés successivement de figés, dynamiques et éphémères. Il a montré également que le papier ne permet pas de représenter tous les états possibles et que l'écran prend de plus en plus la relève.

  • C'est ici, sur cette évidence, qu'il faut séparer le support, le fond et la forme. Trois considérations que les techniques informatiques permettent de distinguer et de traiter différemment.

    • D'un côté, il y a le choix d'un support et/ou d'un média de lecture et d'audition adapté aux capacités humaines. Il s'agit principalement du papier et des écrans. Mais il est déjà possible de citer le « e-paper », le « e-book » ou encore, de façon plus générique, la technique du « podcasting ». Tous ces moyens nécessitent un écran de visualisation. Mais, dès lors que les paramètres liés à la mise en forme et à la présentation des contenus sont normalisés, les changements de support deviennent d'une très grande simplicité. Ils constituent ce que nous appelons des espaces de lecture qui sont, finalement, différentes interfaces possibles entre un système d'information et des utilisateurs.

    • D'un autre côté, il y a des bases d'informations qualifiées de bases de contenus. Elles se composent de données textuelles (i.e. alphanumériques), d'images (i.e. « Bitmap » et vectorielles), de son et de séquences vidéo. C'est ce qui constitue le fond (i.e. sémantique) et traduit des connaissances liés à un client, à un produit, à un service ou à une situation. Ce qui est nouveau sur ce point, c'est que ces bases d'informations ne sont plus exclusivement des bases de données. Ce sont aussi des bases d'objets d'une très grande diversité.

    • Enfin, sur un troisième côté, il y a la forme. Il s'agit de la présentation et de la structuration des contenus pour les rendre intelligibles. Ce sont des langages informatiques de description et de représentation adaptés aux contenus et aux possibilités de captation humaine qui sont mis en œuvre. Ils permettent la mise en forme (i.e. la « mise en page » ou la « mise en écran ») et, en particulier, doivent prendre en compte la spécificité des supports et celle des contenus.

      Vis-à-vis...

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1 Cadre de normes et de recommandations

Le tableau  ne prétend pas donner une vision exhaustive des normes traitant des documents sous forme numérique. Certaines normes comme XML/SGML peuvent être mises en œuvre sur l'ensemble des étapes fonctionnelles. De même, certaines d'entre elles peuvent être communes à plusieurs étapes. Dans un souci de simplification, les normes et les recommandations sont citées une seule fois afin d'illustrer leur principale portée.

HAUT DE PAGE

2 Références bibliographiques

###

McKENZIE (D.F.) - La bibliographie et la sociologie des textes. - Éditions du Cercle de la Librairie (1991).

Dans les Techniques de l'Ingénieur

BACHIMONT (B.) - * - Indexation et archivage de contenus multimédias [H 7 500]. Base documentaire « Documents numériques. Gestion de contenu » (2007).

HAUT DE PAGE

3 Contexte légal et réglementaire

Code civil

Article 1316-1

Loi 2000-230 du 13 mars 2000

L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé...

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