Nouveaux besoins
Enjeux et risques de la dématérialisation des documents

Finalement, les techniques informatiques liées à la gestion des documents sous forme numérique et évoquées précédemment conduisent à de nouveaux besoins pour les entreprises comme pour les citoyens-consommateurs :

• d'une part, parce que ces techniques remettent en cause des pratiques existantes qui ne sont plus adaptées. C'est principalement le cas de la conservation des documents sous forme numérique et non plus papier. Les experts de ce domaine doivent revisiter et redéfinir les règles, les méthodes de travail, les responsabilités et les cursus de formation. Ils doivent trouver des solutions qui tiennent compte des apports et des limites des techniques informatiques tout en tenant compte des contraintes de leur métier ;

• d'autre part, parce qu'elles conduisent à de nouvelles relations aux savoirs et aux connaissances dans une économie mondialisée. Dans cette perspective, le citoyen est fortement concerné. II est même acteur si on fait référence à ce que l'on a pu constater dans le monde de la musique dès lors que celle-ci est devenue accessible en ligne. Par opposition au point précédent, celui-ci est globalement de nature culturelle et comportementale. II est beaucoup plus complexe à traiter et ne peut pas l'être uniquement sous un angle technique.

En faisant référence aux grandes étapes fonctionnelles citées précédemment à travers le cycle de vie du document – création- indexation-gestion-production/diffusion-conservation – il apparaît clairement que les effets de la numérisation portent principalement sur trois points.

• Le premier est celui de la non-séquentialité des fonctions. Celles-ci n'ont plus de raison d'être. Toutes peuvent être pratiquement réalisées en parallèle. La première reste, bien évidemment, la création mais, très rapidement, il est possible, dès lors que le document est numérique, de définir les modalités de sa gestion, de sa production et de sa conservation. La conservation devient une fonction qui peut être mise en œuvre dès la création. Plus exactement, les conditions de la conservation comme les modalités de la diffusion peuvent être précisées en amont et non plus en aval de la création. Ce premier point traduit le fait que de nouvelles organisations sont possibles.

• Le deuxième est relatif aux aspects techniques sous-jacents. Quasiment toutes les étapes fonctionnelles citées...