Mettez en place des communications avec sources de données d’actualisation
Comment s’organiser pour maintenir à jour son inventaire des produits chimiques : substances, mélanges, articles ?

Vos sources d’information sont multiples, vous devez les identifier (cf. Mettre en place le recensement [FIC 0170]) :

• documents externes et internes (FDS, registres, réglementation…) ;

• bases de données, en particulier : les données décrivant les flux logistiques et de production, les bases de données sur les produits et substances ;

• les entités ou responsables : achats, production, bureau d’études, maintenance, travaux neufs ;

• le terrain (visite de site).

Une fois vos sources d’information identifiées, vous devez les relier de façon périodique ou permanente à votre inventaire. Pour cela, vous pouvez utiliser des moyens de communication existants ou à défaut les créer :

• réunions impliquant des acteurs apportant les informations recherchées (réunions de service, revues marketing, de conception, de direction) ;

• circuits de diffusion d’information : nouveaux projets, aménagements de postes ;

• alerte, par exemple réception d’une FDS modifiée ;

• indicateurs ou données provenant des bases de données et logiciels de production : dépassement de limites de stocks, augmentation de flux ;

• consultation (par exemple homologation d’un nouveau produit) ;

• visites et audits de terrain ;

• consultation du personnel ;

• surveillance sur mesures et comptages.

Ces moyens de communication doivent rester actifs et revus en cas de changement d’organisation pour ne pas perdre de source d’information.