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Auteur(s)
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Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
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Lire l’articleINTRODUCTION
L’objectif est de permettre au directeur de projet et son management d’avoir une vision synthétique du compte de résultat de l’affaire, depuis la prise de commande jusqu’à sa clôture grâce aux mises à jour périodiques.
La fiche d’affaire constitue le tableau de bord financier du projet et est en quelque sorte le compte de résultat ramené à l’échelle de l’affaire.
Elle permet d’avoir tout au long du projet l’estimation de la marge à terminaison et les écarts par activité (sous-projet) entre le budget initial et le budget révisé.
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Notre conseil3. Mettre à jour la fiche d’affaire et bien estimer le reste à faire
Au fur et à mesure de l’avancement de l’affaire et de manière périodique (mensuellement par exemple), les coûts imputés aux différentes lignes budgétaires de la fiche d’affaire (heures valorisées et achats) sont remontés et intégrés automatiquement et constituent l’« engagé » sur affaire.
Pour les achats, ce sont les montants de commandes passées aux fournisseurs qui sont pris en compte et non les paiements, de manière à avoir une vision plus dynamique et conservative des coûts.
Pour obtenir le budget à terminaison, le chef de projet doit, avec son équipe, faire une estimation du « reste à faire » pour chaque ligne budgétaire en fonction de sa vision réelle et de l’avancement du projet, en s’aidant par exemple du planning détaillé du projet.
La somme de l’engagé et du reste à faire constitue le coût à terminaison.
Le ratio (prix de vente total incluant le prix de base et les différents avenants / coût total à terminaison estimé) donne la marge prévisionnelle du projet.
En fonction de l’écart entre la marge prévue au budget en vigueur et celle estimée à terminaison, des plans d’action peuvent être mis en place pour rechercher des opportunités de restauration de marge si dérive.
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