Le PMO (project management office) : Identifier et comprendre les différents rôles possibles du PMO

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Auteur(s)

Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France

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INTRODUCTION

Votre organisme souhaite mettre en place une méthodologie centralisée de management de projet, et la décliner sur les différents projets, en particulier à l’aide des plans de management.

Cette fiche se propose de lever le voile sur les fonctions et sur les activités associées à ce type de PMO, les rôles affectés, les organisations à mettre en place et des façons de travailler.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1723

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Mettre en place une organisation du bureau des projets

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2. Identifier et comprendre les différents rôles possibles du PMO

Le bureau de projets assure les processus de gouvernance des projets en gérant les ressources qu’il partagera, les méthodes et bonnes pratiques de la gestion de projet qu’il mettra à disposition des équipes, ainsi que les outils qu’il proposera.

Suivant les entreprises, dont les organisations matricielles seront plus ou moins structurées en projets, le bureau des projets peut fournir des fonctions de soutien ou avoir la responsabilité du management direct des projets devant les clients.

Ainsi, les différentes fonctions et degrés d’influence possibles peuvent être répertoriés ainsi.

Soutien : ce type de bureau fournira un soutien consultatif aux projets en proposant des modèles, des bonnes pratiques, de la formation, un retour d’expériences capitalisées sur d’autres projets réalisés. Ce type de bureau joue un peu le rôle d’un service qualité et son niveau de maîtrise assumé reste faible en matière de pouvoir et de reconnaissance.
Maîtrise : cette forme de bureau apporte un soutien mais exige par contrôle la conformité en utilisant différents moyens. Il utilise pour cela des modèles, des procédures, des outils, en assurant une certaine gouvernance. Son niveau de maîtrise est modéré.
Direction : le bureau prend alors la maîtrise complète et la prise en charge des projets en son sein. Il gère directement les projets avec ses équipes. Le niveau de maîtrise assumé est dans ce cas élevé.

Le bureau des projets prend part à la stratégie de l’entreprise et est en interface directe avec la direction générale.

Suivant comment l’entreprise est structurée et suivant son mode de fonctionnement (produit, projet service), le bureau des projets peut avoir l’autorité en tant que partie prenante à part entière et décideur clef tout au long de la vie de chaque projet. Il s’assure du respect des objectifs de l’entreprise et est le garant de la pleine réussite des projets, de la satisfaction des clients et de la performance financière de chaque projet assumé.

Le bureau des projets est alors impliqué dans la sélection, le management et l’affectation des ressources dédiées aux projets.

Une fonction majeure du bureau des projets est d’apporter aux chefs de projets un soutien actif qui peut être présenté comme suit :

management des ressources partagées entre tous les projets gérés par le bureau...