Zone centrale : les données
Répertorier les coûts à suivre sur Excel : volet ressources

La zone centrale de la partie A est l’endroit où les données de base sont rentrées. Elle représente le réalisé ou la prévision mensuelle dans l’unité prise dans la zone de choix. Elle prend la forme d’une matrice où les lignes sont les activités choisies ou les tâches, et les colonnes sont les mois de l’année considérée.

Un code couleur particulier permet de séparer visuellement le réalisé du prévisionnel :

• les données sur fond rouge sont les données de réalisé. Il n’est pas possible d’apporter une modification manuelle, et seuls les boutons de choix d’unités permettent de modifier leur format (passage d’heures en coût en FTE…) ;

• les données sur fond bleu sont des données prévisionnelles. Dans ce cas, les données sont modifiables à volonté ;

• la zone COMMIT’s sur fond rouge également est une zone où apparaissent, tous les mois, les engagés à fin d’année de l’activité. Il peut s’agir d’engagement de sous-traitance, d’achats de matériels ou de charges à payer. Cette zone est optionnelle et activée à la demande des équipes. Pour les WP qui suivent les engagés, ces coûts sont réintégrés dans la prévision à fin d’année par lissage mensuel sur les mois restants à passer dans l’année.

Certaines règles d’utilisation ont été créées afin d’éviter tout mauvais fonctionnement de l’outil. Outre le fait que les données de réalisé ne soient pas modifiables, il n’est pas non plus possible de remplir une ligne sans que tous les critères de la zone de choix n’aient été remplis (problème de consolidation de données). Des messages d’erreurs apparaissent et la donnée est automatiquement supprimée.