Références
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Auteur(s)
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Lionel PUNTOS : Contrôleur de Gestion des Programmes, Thales Avionics
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Lire l’articleINTRODUCTION
La coûtenance dans un projet exige la mise en place rigoureuse d’outils et de méthodes de gestion de projet et de gestion des coûts. Utiliser Excel permet d’avoir une vision simple et facilement exploitable des données pour une utilisation immédiate par les utilisateurs.
Dans le cadre de l’élaboration d’un outil basé sur Excel, cette fiche explique comment synthétiser le suivi global des coûts et des charges du projet. Vous y trouverez la description des différentes zones du volet « Synthèse et graphiques » de la page Excel.
La fiche inclut la description des données concernées zone par zone, ainsi que le mode de remplissage du volet « Synthèse et graphiques ».
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Graphiques2. Tableau de synthèse
Entièrement calculé à partir des données des volets A et B, le tableau de synthèse fournit une consolidation en euros des données, quel que soit le mode d’utilisation en temps (HRS), coûts (€), personnel en équivalent temps plein (ETP/FTE)…
Les lignes décrivent les principales informations recherchées dans une synthèse, et les colonnes donnent le découpage dans le temps de ces données.
Les lignes sont composées des données suivantes :
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Ressources : cette ligne donne la somme en k€ et mois par mois des données du volet A (Ressources)
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Material et DC’s : cette ligne donne la somme en k€ et mois par mois des données du volet A (Ressources)
Pour ces deux parties, les colonnes spéciales « XFER » et « R et O » sont utilisées dans les calculs. Elles sont intégrées dans la consolidation par un découpage mensuel sur les mois restants à venir avant la fin de l’année.
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Total : somme des deux lignes précédentes
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Budget/month (manual) : cette ligne, remplie manuellement, donne le découpage mensuel en k€ du budget du lot (WP). Établie dès le début de l’année, cette zone doit rester inchangée tout au long du projet, sauf exceptions (changement de taux horaires agréés, changement de périmètre)
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Total vs budget/month : cette ligne donne pour chaque mois l’écart entre le réalisé ou la prévision mensuelle et le budget associé
À partir de ces données de base, d’autres caractéristiques sont proposées :
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Total cumul
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Budget cumul
-
Total vs budget cumul
Ces trois lignes ont les mêmes propriétés que les lignes ayant les mêmes titres, mais fournissent des données cumulées sur l’année en M€. Elles permettent une consolidation à des niveaux supérieurs à celui du WP (sous-projet, projet, sous-programme…).
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Yearly FCAC status : cette ligne permet de conserver un historique des différentes prévisions à fin d’année, établies mensuellement par le responsable de lot (WP) et son équipe
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Yearly budget status : cette ligne conserve l’historique des budgets...
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Tableau de synthèse
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Monter un tableau de bord financier du projet
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Répertorier les coûts sur Excel : volets coûts directs, risques et opportunités
ANNEXES
Afitep, Dictionnaire du management de projet, Éditions Afnor, 5e éd. 2010
Michèle Amelot, VBA Excel 2010 - Programmer sous Excel : Macros et Langage VBA, ENI Éditions, 2010
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