Mettre en place un système de suggestions du personnel : Définissez les outils et les moyens à mettre en place

4 - Définissez les outils et les moyens à mettre en place

4.1 - La boîte à idées
4.2 - Les défis
4.3 - Les tableaux d’affichage
4.4 - Les réunions et les managers

5 - Aidez à formuler une suggestion

6 - Définissez les modalités de traitement des suggestions du personnel

7 - Définissez les modalités de reconnaissance

8 - Notre conseil

8.1 - Sollicitez les responsables et manageurs
8.2 - Favorisez la réflexion collective
8.3 - Impliquez le personnel dans le traitement et la mise en œuvre des suggestions

9 - Erreurs à éviter

9.1 - N’ignorez pas les propositions spontanées
9.2 - Ne manquez pas de communiquer régulièrement sur les suggestions collectées, retenues et mises en œuvre
9.3 - Ne négligez pas les suggestions soumises

10 - Foire aux questions

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Cécile MALATERRE : Consultante en management de la qualité

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INTRODUCTION

Votre système qualité s’appuie sur le principe de l’amélioration continue. Vous avez identifié les différents niveaux de contribution possibles (organisation, processus, individus). Vous souhaitez par ailleurs mettre en place un système de suggestions du personnel afin de faire progresser votre organisme. Ce processus permettra d’une part d’accroître la satisfaction des clients au regard du produit et des services rendus, d’autre part d’améliorer le fonctionnement interne de l’organisme.

Toutefois, l’idée de recueillir les suggestions du personnel ne date pas d’aujourd’hui ; cependant sa mise en œuvre réussie au sein des organismes reste délicate :

Comment motiver le personnel ?
Quels outils mettre en œuvre ?
Qui impliquer dans le traitement des suggestions ?

Cette fiche vous présente différents moyens pour que votre système de suggestions du personnel soit efficace.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic0374

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4. Définissez les outils et les moyens à mettre en place

Les outils et les moyens à mettre en place sont multiples et doivent être adaptés à votre organisme.

4.1 La boîte à idées

Le premier outil auquel on pense est « la boîte à idées ». Traditionnellement, elle prend la forme d’une boîte, comme une boîte aux lettres, dans laquelle tout personnel peut glisser un papier explicitant une suggestion. Vous pouvez aussi créer une « boîte à idées » électronique, dotée d’une adresse mail dédiée (par exemple : [email protected]). Vous pouvez également envisager une application informatique permettant d’enregistrer les suggestions (formulaire associé à une base de données, par exemple), application accessible sur le réseau, via l’intranet ou l’extranet de votre organisme.

Dans le cas où vous favorisez une solution informatisée (application ou mail), vous devez vous assurer qu’elle reste accessible à ceux qui n’utilisent pas l’outil informatique sur leur temps de travail. Dans certains cas, vous devez également proposer une aide à l’utilisation de l’outil informatique et un support à la rédaction des suggestions pour les personnes qui ne seraient pas à l’aise avec ce type d’outil.

À noter

L’utilisation de l’outil informatique permet d’aller plus loin que la seule collecte d’idées ; elle donne de la visibilité à l’ensemble du personnel. Elle permet par ailleurs d’enrichir les idées (construction collaborative d’une suggestion), de noter les idées (votes) et de les commenter.

Vous pouvez aussi considérer les technologies du web2.0 et permettre l’accès à la « boîte à idées » hors temps de travail, à distance, depuis un smartphone, etc. Certaines structures développent leur propre application pour smartphone, voire une application ouverte aux clients et utilisateurs.

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4.2 Les défis

La traditionnelle « boîte à idées » permet la collecte des idées spontanées. Cette démarche est nécessaire mais pas suffisante. Vous devrez associer un dispositif de « défis » de manière à provoquer l’émergence...

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