Obligations et gestion traçabilité documentaire : Notre conseil

2.1 - Les instructions pratiques
2.2 - L’annexe technique ou portée d’accréditation
2.3 - Les documents rédigés par l’organisme d’accréditation
2.4 - Les feuilles de calculs (comme par exemple les feuilles MS Excel) :
2.5 - La durée de conservation des enregistrements

3 - Gérez le système documentaire interne

4 - Gérez le système documentaire externe

5 - Notre conseil

5.1 - Faites simple
5.2 - Faites utile
5.3 - Définissez des périodicités en fonction des besoins

6 - Erreurs à éviter

6.1 - Ne pensez pas que la documentation est un outil de management
6.2 - Ne perdez pas de temps avec des problèmes insolubles

Références

Présentation

Auteur(s)

Benoît BOUDIER : Responsable du service qualité et métrologie, Laboratoire départemental d’analyses et de recherche de l’Aisne – LDAR, LAON (02), France

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INTRODUCTION

Les laboratoires désirant mettre en œuvre un système de management de la qualité doivent élaborer une documentation qualité permettant de formaliser leur organisation, décrire leur activité d’étalonnage et d’essai, démontrer leurs compétences et assurer la traçabilité des résultats de l’instrument jusqu’au certificat.

Cette documentation qualité doit suivre des règles permettant d’assurer une cohérence documentaire tout en respectant les exigences de la norme ISO/CEI 17025 et de l’accréditation.

Les objectifs de cette fiche sont, d’une part de présenter les pratiques en matière de documentation qualité que les laboratoires doivent mettre en œuvre pour respecter les exigences de la norme ISO/CEI 17025 et les règles de l’accréditation, d’autre part de donner des conseils pour assurer une gestion efficace de cette documentation.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1432

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Erreurs à éviter

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5. Notre conseil

5.1 Faites simple

Il n’est pas utile d’inventer un système de code à multiples variables pour référencer un document. Le type de document suivi d’une incrémentation suffit largement. On n’appelle jamais un document par sa référence mais par son titre. Il faut donc choisir le bon titre.

Faites simple également dans les versions, la date d’application suffisant à indiquer la version du document.

La documentation qualité est à l’image du laboratoire : c’est la première impression que l’auditeur et le nouvel arrivant ressentent, il ne faut pas la négliger.

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5.2 Faites utile

Le document qualité n’est pas un roman, il n’a pas pour finalité d’être agréable à lire mais seulement d’être appliqué. Il faut donc privilégier les documents simples, comportant des verbes d’action, des schémas, photos et synoptiques.

De même, pour les enregistrements, préférer les enregistrements autoporteurs, qui servent à la fois à l’enregistrement mais qui contiennent en même temps les instructions.

Le responsable qualité n’est pas le secrétaire du laboratoire, il doit être chargé uniquement de la rédaction des documents liés à la vie du SMQ mais pas des documents opérationnels. Ces documents doivent être rédigés par les personnels devant les utiliser afin de transmettre l’information à un nouvel arrivant. Il faut impliquer le personnel dans la rédaction.

La révision d’un document opérationnel peut être un critère d’habilitation d’un nouveau personnel.

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5.3 Définissez des périodicités en fonction des besoins

Pour la revue documentaire, adapter la périodicité en fonction de la maturité du SMQ (tous les ans au début, puis tous les deux ou trois ans par la suite). Cette revue documentaire doit être un « grand ménage » dans la documentation.
Pour les durées d’archivage, la périodicité est très variable suivant les domaines d’activités. Maintenant une période...

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