Notre conseil
Identifier et mettre en œuvre les exigences documentaires

5.1 Déterminez votre système documentaire à partir du fonctionnement de l’entreprise

La norme met l’accent sur le résultat et non sur les moyens. En ce sens, les informations documentées de l’entreprise existent non pas parce qu’elles sont une exigence de l’ISO9001, mais parce que l’entreprise les juge nécessaires à son fonctionnement. Le système documentaire n’est pas une finalité en soi mais un outil pour le système de management de la qualité. Lors de l’élaboration du système documentaire (ou lors de sa remise en question), il s’agit de s’interroger sur la pratique et le fonctionnement de l’entreprise pour se poser la question, ensuite, du support documentaire nécessaire et des outils de gestion des informations à mettre en œuvre (document, formulaire, système informatisé, etc.).

5.2 Utilisez les forces vives de votre entreprise

Les informations documentées du SMQ sont les informations documentées nécessaires aux acteurs de l’entreprise pour réaliser leur fonction et ce, dans un souci de qualité des produits et services et d’amélioration des processus. Le système documentaire doit être adapté aux besoins. Il doit donc être élaboré conjointement avec les pilotes, les acteurs des processus et le service qualité.

5.3 Dynamisez le système documentaire

La constitution du système documentaire se fait progressivement, par étapes. Ne cherchez pas la documentation parfaite, elle n’existe pas. Les documents n’auront de cesse d’évoluer pour être toujours plus opérationnels. Les utilisateurs doivent être acteurs de la documentation pour qu’elle soit au plus proche de leur besoin. À ce titre, vous les considérez comme partie prenante dans l’évolution du système documentaire.