Quelles sont les informations documentées nécessaires ?
Identifier et mettre en œuvre les exigences documentaires

Au-delà des informations documentées exigées par l’ISO9001, il n’est pas rare que les organismes disposent d’autres informations documentées, notamment des informations qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme. Ces informations sont laissées à la discrétion de chaque organisme, mais à partir du moment où elles sont nécessaires, elles font partie intégrante du SMQ et doivent être gérées. Et le système qualité, en réponse aux exigences du chapitre 7.5, permet de gérer cette documentation (cf. Pratiquer les règles de maîtrise des documents [FIC 0393]).

Ces informations peuvent avoir une portée organisationnelle, comme un organigramme, une cartographie des processus, des diagrammes de processus. L’organisme peut décider d’avoir besoin de procédures pour fixer et communiquer le qui fait quoi, ou encore d’écrire des modes opératoires, parce qu’ils sont nécessaires.

D’autres informations peuvent porter sur des spécificités liées à un produit ou service comme des spécifications, des plans qualité ou associées à un projet, comme un planning de projet, un plan projet.

Certaines informations peuvent avoir vocation à communiquer avec l’extérieur, avec les parties prenantes (un rapport d’activité, des enquêtes de besoins, etc.) ou à communiquer en interne (tableaux de bord, note de service, bulletin d’information, etc.).

Un système documentaire performant est un système documentaire qui répond aux besoins de ses utilisateurs, directement, parce qu’il apporte une information opérationnelle ou indirectement, parce qu’il permet de transmettre des informations qui sont utilisées par d’autres acteurs. L’approche par les processus permet à tout un chacun de se positionner dans une activité globale et de comprendre l’utilité de la documentation (cf. Réaliser l’approche processus ...