Article de référence | Réf : H7418 v1

Cadre normatif actuel
Gestion des enregistrements : norme ISO 30300 - Objectifs, moyens et méthode

Auteur(s) : Michel COTTIN, Gérard DUPOIRIER, Marie-Françoise NESME

Relu et validé le 01 avr. 2019

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Sommaire

Présentation

RÉSUMÉ

La famille des normes ISO 30300 constitue une opportunité pour aborder la question de la gouvernance de la gestion documentaire dans le cadre des normes de système de management (NSM). Elle positionne le rôle de l'ISO 15489, dite du records management, en apportant et en formalisant un cadre méthodologique destiné aux directions des organismes afin de leur permettre de définir leur stratégie. Cet article aborde la conception de ces normes et l'interopérabilité des normes de système de management. Le système de management intégré (SMI) permet de réunir tous les acteurs dans un objectif commun de minimisation des risques.

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ABSTRACT

Records management and ISO 30300

The ISO 30300 family of standards represents an opportunity to address the issue of governance of document management within the management system standards (MSS). It positions the role of the so-called ISO 15489 records management and providing a methodological framework for formalizing the directions of organizations to enable them to define their strategy. This article discusses this series of standards as well as its major role in interoperability standards management system. Integrated management system (IMS) actually brings players into a common objective of minimizing risks.

Auteur(s)

INTRODUCTION

Le records management est une discipline de gestion archivistique dont les modalités de mise en œuvre ont fait l'objet, en 2001, de la norme ISO 15489. Celle-ci constitue un guide pour l‘organisation et la gestion de l'information et des documents produits ou reçus par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de ses activités, en fonction de ses missions et de ses objectifs.

En une dizaine d'années, cette norme est devenue pour les professionnels de l'information-documentation un outil exceptionnel de conception, de modélisation, de mise en œuvre et de pilotage de la gestion des informations et des documents quels que soient leur forme et leur support.

Dans le contexte actuel du développement excessivement rapide et mondialisé de l'économie numérique et conséquemment de la dématérialisation des supports d'information, les normes ISO 30300 ont pour objet de définir un cadre général de bonne gouvernance. Elles trouvent leur place parmi des normes de système de management au même titre que celles liées au management de la qualité, au management de l'environnement ou encore à celui du risque. Elles complètent la norme ISO 15489 en apportant au plus haut niveau des organisations les éléments nécessaires et suffisants pour la formalisation d'une politique documentaire comme composante de leur stratégie.

Au même titre que toutes les normes de système de management, ISO 30300 aborde le management par la description des processus relatifs au cycle de vie des documents dans une perspective de qualité et donc d'amélioration permanente des performances du système.

En 2012, l'expression « records management » a été traduite. L'intitulé retenu des normes de la famille ISO 30300, par la communauté francophone est « Système de management des documents d'activité ».

Le présent article s'est donné comme objectifs tout d'abord de rappeler l'historique du records management et de commenter les nouveaux besoins en matière de gestion des documents d'activité. Il présente ensuite la complémentarité des normes ISO 30300 pour les aspects de stratégie et de bonne gouvernance des organisations et de la norme ISO 15489 pour les aspects opératoires de mise en œuvre. L'article souligne le rôle majeur que l'ISO 30300 entend jouer en matière d'interopérabilité des normes de système de management dès lors que plusieurs d'entre elles sont mises en œuvre dans les organisations. Enfin, il prend l'initiative d'introduire des éléments méthodologiques d'application de la norme et commente sa mise en œuvre à l'ESAGED, Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents de Barcelone qui a été en 2013 la première organisation à être certifiée ISO 30300 en Europe.

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KEYWORDS

document management   |   ISO 30300 norm   |   rrecords management   |   records management

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-h7418


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3. Cadre normatif actuel

Les normes ISO se distinguent selon qu'elles portent sur les systèmes de management ou sur des éléments d'ordre technique de mise en œuvre.

Les normes de la série ISO 30300 fournissent un cadre général de bonne gouvernance des documents d'activité. Ces normes s'inscrivent dans la série des normes de systèmes de management, comme les normes ISO 9000, relatives à la démarche Qualité :

  • l'ISO 27000 concernant la sécurité des systèmes d'information ;

  • l'ISO 22000 relative à la sécurité des denrées alimentaires ;

  • l'ISO 14000 portant sur le management environnemental.

Elles permettent d'auditer et de certifier les systèmes mis en place.

Les normes et rapports techniques destinés à la mise en œuvre des systèmes sont complémentaires des normes mentionnées ci-dessus. Ces dernières fournissent les spécifications pour la mise en œuvre et le maintien de ces systèmes de gestion des documents d'activité.

La figure 1, issue de l'ISO/DIS 30300 , présente la série de normes ISO 30300, la norme ISO 15489 et les normes qui lui sont connexes, telles que celle relative aux métadonnées ou encore celle dédiée aux processus de numérisation.

Ainsi, dans ce contexte normatif, deux corpus de normes complémentaires sont maintenant clairement identifiés : celui qui relève de la politique documentaire de l'organisation et celui qui relève de la mise en œuvre des pratiques documentaires.

Cette évolution est majeure. D'une part, elle précise les responsabilités des différents acteurs et, d'autre part, elle conduit à revisiter la norme ISO 15489, du records management, que les professionnels de la gestion des documents d'activité se sont appropriée depuis plus de dix ans.

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BIBLIOGRAPHIE

  • (1) - MALECOT (D.) -   *  -  Locarchives réussit la fusion des archives papier et numériques, Les échos, oct. 2013 http://www.lesechos.fr/economie-politique/regions/idf/0203095873078-locarchives- reussit-la-fusion-des-archives-papier-et- numeriques-624256.php

  • (2) - ISO -   *  -  Normes de systèmes de management http://www.iso.org/iso/fr/home/standards/management-standards.htm

  • (3) - ISO 30300-30301 -   Métadonnées pour les documents d'activité.  -  Principes directeurs, vue conceptuelle et modalités. AFNOR (2013) http://www.bivi.fonctions-documentaires. afnor.org/livres-blancs/livre-blanc-n-4- iso-30300-30301-metadonnees-pour-les- documents-d-activite.-principes-directeurs-vue-conceptuelle-et-modalités

  • (4) - ISO ISO/TC 46/SC 11 -   Archives/Gestion des documents d'activité.  -  http://www.iso.org/iso/fr/home/standards_development/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee_participation.htm?commid=48856

  • (5) - ESAGED -   *  -  Presentació a París de l'experiència de certificació en ISO 30301 de l'ESAGED,...

NORMES

  • Système de management de la qualité - ISO 9000 - 2005

  • Records management - ISO 15489 - 2001

  • Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Principes essentiels et vocabulaire - ISO 30300 - 2011

  • Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Exigences - ISO 30301 - 2011

  • Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide de mise en œuvre - ISO 30302 - 2011

  • Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide pour l'évaluation - ISO 30304 - 2011

  • Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 1 : Principes - ISO 23081-1 - 2006

  • ...

1 Annuaire

HAUT DE PAGE

1.1 Organismes – Fédérations – Associations

Association française de normalisation, Afnor http://www.afnor.org

Association des archivistes français, AAF http://www.archivistes.org

Association des professionnels de l'information et de la documentation, ADBS http://www.adbs.fr

Association de la valorisation des contenus numériques, APROGED

Institut Luxembourgeois de la normalisation, de l'accréditation et de la sécurité et qualité des produits et services, ILNAS http://www.ilnas.public.lu

Conseil canadien des normes, CCN https://www.scc.ca

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1.2 Laboratoires – Bureaux d'études – Écoles – Centres de recherche

Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents http://www.esaged.com/

International Global Certification http://www.iglobalcert.com/

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