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Dématérialisation et traçabilité : quelles pratiques ?Article de référence | Réf : H7418 v1
Auteur(s) : Michel COTTIN, Gérard DUPOIRIER, Marie-Françoise NESME
Date de publication : 10 mai 2014
Relu et validé le 01 avr. 2019
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Au XXIe siècle, dans de nombreux secteurs d'activité – banque, assurance, transport, santé, environnement, énergie – les normes et les réglementations métiers ont été révisées pour répondre aux exigences de transparence et de traçabilité. Ces évolutions normatives ont dû tenir compte de l'importance du « temps réel » de la mondialisation des marchés, de la dématérialisation des échanges et de la « judiciarisation » de nos sociétés.
Des contraintes réglementaires se sont particulièrement imposées dans le secteur financier. La sécurité de l'information, comme l'intégrité entraînent pour les organisations un devoir de maîtrise du risque opérationnel. Beaucoup d'organisations doivent maintenant travailler dans un environnement hautement exigeant de la régulation financière nationale et internationale. SOX, Bâle II et III, Solvency et la régulation des marchés financiers (AMF Autorité des Marchés Financiers 12), sont quelques-uns de ces référentiels. D'autres secteurs d'activité et particulièrement ceux qui sont fortement réglementés comme ceux des transports civils, des énergies, de l'environnement et de la santé (avec les AMM Autorisation de Mise sur le Marché 13) devront établir les principes de leur bonne gouvernance par la mise en œuvre d'un système explicite de gestion des documents d'activité.
De contrainte opérationnelle, l'évolution normative pourra devenir aussi un gage de valeur ajoutée pour les organisations. Source d'efficacité et de compétitivité mais aussi de préservation du patrimoine, l'exigence de résultat qui en découle pour l'avenir va participer au renforcement de la culture de bonne gouvernance de l'information et de contrôle interne.
Quant aux organisations dont le métier se situe directement dans le domaine de la gestion documentaire (prestataires d'archivage, éditeurs, providers de solution Cloud, etc.), la certification dans le périmètre des normes spécifiques à leur activité tendra à les différencier d'un point de vue qualitatif, mais permettra aussi d'assurer la démonstration qu'elles peuvent vendre des prestations avec une utilisation plus rationnelle des ressources et une maîtrise des risques dans leur cœur de métier : la gestion documentaire. En effet, comment démontrer de façon complète qu'une...
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DOCUMENTS NUMÉRIQUES GESTION DE CONTENU
(1) - MALECOT (D.) - * - Locarchives réussit la fusion des archives papier et numériques, Les échos, oct. 2013 http://www.lesechos.fr/economie-politique/regions/idf/0203095873078-locarchives- reussit-la-fusion-des-archives-papier-et- numeriques-624256.php
(2) - ISO - * - Normes de systèmes de management http://www.iso.org/iso/fr/home/standards/management-standards.htm
(3) - ISO 30300-30301 - Métadonnées pour les documents d'activité. - Principes directeurs, vue conceptuelle et modalités. AFNOR (2013) http://www.bivi.fonctions-documentaires. afnor.org/livres-blancs/livre-blanc-n-4- iso-30300-30301-metadonnees-pour-les- documents-d-activite.-principes-directeurs-vue-conceptuelle-et-modalités
(4) - ISO ISO/TC 46/SC 11 - Archives/Gestion des documents d'activité. - http://www.iso.org/iso/fr/home/standards_development/list_of_iso_technical_committees/iso_technical_committee_participation.htm?commid=48856
(5) - ESAGED - * - Presentació a París de l'experiència de certificació en ISO 30301 de l'ESAGED,...
Système de management de la qualité - ISO 9000 - 2005
Records management - ISO 15489 - 2001
Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Principes essentiels et vocabulaire - ISO 30300 - 2011
Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Exigences - ISO 30301 - 2011
Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide de mise en œuvre - ISO 30302 - 2011
Information et document – Système de management des documents d'activité – Guide pour l'évaluation - ISO 30304 - 2011
Information et documentation – Processus de gestion des enregistrements – Métadonnées pour les enregistrements – Partie 1 : Principes - ISO 23081-1 - 2006
...
1.1 Organismes – Fédérations – Associations
Association française de normalisation, Afnor http://www.afnor.org
Association des archivistes français, AAF http://www.archivistes.org
Association des professionnels de l'information et de la documentation, ADBS http://www.adbs.fr
Association de la valorisation des contenus numériques, APROGED http://www.aproged.org
Institut Luxembourgeois de la normalisation, de l'accréditation et de la sécurité et qualité des produits et services, ILNAS http://www.ilnas.public.lu
Conseil canadien des normes, CCN https://www.scc.ca
HAUT DE PAGE1.2 Laboratoires – Bureaux d'études – Écoles – Centres de recherche
Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents http://www.esaged.com/
International Global Certification http://www.iglobalcert.com/
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