Gestion des enregistrements : norme ISO 30300 - Objectifs, moyens et méthode

Le records management est une discipline de gestion archivistique dont les modalités de mise en œuvre ont fait l'objet, en 2001, de la norme ISO 15489. Celle-ci constitue un guide pour l‘organisation et la gestion de l'information et des documents produits ou reçus par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de ses activités, en fonction de ses missions et de ses objectifs.

En une dizaine d'années, cette norme est devenue pour les professionnels de l'information-documentation un outil exceptionnel de conception, de modélisation, de mise en œuvre et de pilotage de la gestion des informations et des documents quels que soient leur forme et leur support.

Dans le contexte actuel du développement excessivement rapide et mondialisé de l'économie numérique et conséquemment de la dématérialisation des supports d'information, les normes ISO 30300 ont pour objet de définir un cadre général de bonne gouvernance. Elles trouvent leur place parmi des normes de système de management au même titre que celles liées au management de la qualité, au management de l'environnement ou encore à celui du risque. Elles complètent la norme ISO 15489 en apportant au plus haut niveau des organisations les éléments nécessaires et suffisants pour la formalisation d'une politique documentaire comme composante de leur stratégie.

Au même titre que toutes les normes de système de management, ISO 30300 aborde le management par la description des processus relatifs au cycle de vie des documents dans une perspective de qualité et donc d'amélioration permanente des performances du système.

En 2012, l'expression « records management » a été traduite. L'intitulé retenu des normes de la famille ISO 30300, par la communauté francophone est « Système de management des documents d'activité ».

Le présent article s'est donné comme objectifs tout d'abord de rappeler l'historique du records management et de commenter les nouveaux besoins en matière de gestion des documents d'activité. Il présente ensuite la complémentarité des normes ISO 30300 pour les aspects de stratégie et de bonne gouvernance des organisations et de la norme ISO 15489 pour les aspects opératoires de mise en œuvre. L'article souligne le rôle majeur que l'ISO 30300 entend jouer en matière d'interopérabilité des normes de système de management dès lors que plusieurs d'entre elles sont mises en œuvre dans les organisations. Enfin, il prend l'initiative d'introduire des éléments méthodologiques d'application de la norme et commente sa mise en œuvre à l'ESAGED, Escola Superior d'Arxivistica I Gestion de Documents de Barcelone qui a été en 2013 la première organisation à être certifiée ISO 30300 en Europe.