De l’appel d’offres au contrat : Négocier

5 - Négocier

6 - Enregistrer la commande et dérouler le contrat

7 - Notre conseil

7.1 - Gardez en tête les trois choses les plus importantes à vérifier pour disposer d’un bon contrat

8 - Erreurs à éviter

8.1 - N’acceptez pas un contrat qui ne plafonne pas le montant des pénalités que ce soit de retard ou de performance
8.2 - Ne pas déléguer de pouvoir aux négociateurs

Références & outils

Présentation

Auteur(s)

Jean-Pierre PAYRE : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France

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INTRODUCTION

Le contract management est le processus qui permet à toutes les parties concernées de se conformer à leurs obligations contractuelles et de préserver leurs droits pour atteindre tous les objectifs. En d’autres termes, le contrat est pratiquement un outil de gestion des relations pour toutes les parties concernées. Une connaissance approfondie des contrats est nécessaire pour y parvenir.

Cette fiche va décrire le process de déroulement des phases d’appel d’offres jusqu’à la signature du contrat. Elle donnera les bonnes pratiques à mettre en œuvre et nécessaires au déroulement des processus concernés.

Elle présente aussi le contract management qui ouvre la voie à une gestion professionnelle entre le client/acheteur et le contractant/vendeur. Il doit s’agir d’un processus continu, tout au long du cycle de vie de l’offre et du contrat, pour prévoir tous les besoins et traiter tous les cas qui se présentent durant le projet.

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DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v1-fic1708

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5. Négocier

Les négociations impliquent des qualités à avoir qui peuvent être résumées ainsi.

Fiabilité : une personne fidèle à sa parole et qui remplit ses obligations stimule la confiance.
Transparence : les gens sont préoccupés par l’inconnu et supposent le pire lorsqu’ils ne sont pas au courant des nouveautés ; ils doivent être rassurés.
Compétence : si vous croyez qu’une personne (ou un leader ou une organisation) est incapable de faire ce qu’on attend d’elle, vous ne pouvez pas lui faire confiance.
Sincérité, authenticité et conformité : lorsqu’un leader n’est pas sincère ou n’est pas authentique, les gens ne croient pas ce qu’il ou elle dit.
Équilibre : certains prétendent que les besoins et les désirs des autres ne sont pas importants. Soit ils n’écoutent pas vraiment, soit ils ne respectent pas sincèrement les deux parties.
Ouverture et vulnérabilité : un leader qui n’a « jamais tort » n’entend jamais la vérité des autres. Pourtant, présenter des excuses en temps opportun ou admettre avoir tort est une arme puissante pour bâtir ou rétablir la confiance.

Il existe de nombreuses raisons qui peuvent empêcher les personnes impliquées d’être décisives durant les négociations :

des processus de validation trop exigeants en place dans l’entreprise, qui rendent impossible ou irréalisable l’obtention d’approbation pour des solutions alternatives ;
trop de conseils d’experts internes ; ces spécialistes fournissent des informations sur les résultats idéaux et peuvent ne pas être disposées à mettre de l’eau dans leur vin pour éviter de créer un précédent de pratiques moins bonnes que les meilleures ;
une forte dépendance à un soutien externe, comme les cabinets d’avocats, qui sont souvent plus intéressés par des négociations longues et prolongées ;
l’inexpérience, le fait de ne pas reconnaître la flexibilité qui existe inévitablement dans une négociation ;
ne pas obtenir de marge de négociation de la direction, et ne pas avoir les pouvoirs/« empowered » ;
une trop grande dépendance au coaching...