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RÉSUMÉ
Le choix et la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) sont importants. La prise en compte de l’environnement informatique est primordiale, ces systèmes doivent pouvoir s’intégrer avec facilité au système d’information de l’organisation déjà existant au sein de l’entreprise. Pour aider dans la démarche de choix, sont exposés les trois grands critères de décision que sont la technique propre au logiciel et à son environnement, l'utilisation du logiciel qui passe par son ergonomie et sa gestion, et évidemment son coût financier. Pour finir, une grille d'évaluation est proposée afin que cette analyse multicritères aboutisse à un « bon » choix.
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Frédéric FILDIER : Consultant en maintenance
INTRODUCTION
Les systèmes de GMAO sont conçus et proposés aux acquéreurs potentiels pour les aider dans la gestion de leur maintenance.
Avec le recul, on constate néanmoins qu'un certain nombre de projets ne tiennent pas sur la durée et que d'autres se révèlent des échecs cuisants (argent gâché, temps perdu, désintérêt et lassitude des utilisateurs...).
Le choix d'un logiciel de gestion de la maintenance est donc une décision complexe qui engage l'avenir de l'organisation maintenance de l'entreprise.
Nous tenterons ici d'analyser les critères qui doivent permettre d'aboutir à un « bon » choix.
Ces critères concernent trois grands domaines de décision : la technique propre au logiciel et à son environnement, mais aussi son utilisation, c"est-à-dire son ergonomie et sa gestion des processus maintenance, et bien sûr l'aspect financier.
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3. Critères financiers
Le budget d'un logiciel de GMAO est constitué de plusieurs postes de coûts à examiner avec attention lors du choix.
Il convient de distinguer les coûts uniques (dits one shot) et les coûts reconductibles annuellement.
3.1 Licences d'utilisation, droits d'accès
Les logiciels de GMAO sont habituellement proposés sous forme de :
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licences d'utilisation (version monoposte, en réseau local, en intranet) : chaque poste de travail doit avoir sa licence ; il faut également en prévoir une pour le serveur ; en termes financiers, les éditeurs distinguent souvent les licences « serveur » (une au minimum par configuration) des licences « postes de travail » (autant que de postes utilisateurs) ;
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droits d'accès simultanés (version internet) : il est alors indispensable d'évaluer, en se référant aux rôles et cycles d'utilisation des acteurs, le nombre de ces derniers pouvant être amenés à se connecter en même temps au système.
Concernant le choix du nombre de licences ou d'accès simultanés, il est préférable de choisir une hypothèse raisonnablement « basse », et, en menant un suivi sur l'utilisation effective ou le trafic des connexions, il sera toujours possible par la suite de réajuster à la hausse le nombre de licences d'utilisation ou d'accès simultanés. Le contraire n'est par contre pas possible.
L'acquisition des licences d'utilisation ou des droits d'accès simultanés est un coût unique.
HAUT DE PAGE3.2 Contrat de maintenance et d'assistance
Les éditeurs proposent (et parfois imposent la première année !) une prestation de maintenance du logiciel.
Contrairement aux droits d'acquisition, cette prestation donne lieu à une redevance financière reconductible annuellement.
Le montant de cette redevance est proportionnel aux nombres de licences ou aux droits d'accès simultanés.
Cette prestation comprend en général des services importants pour la pérennité du logiciel GMAO et du lien avec l'éditeur tels que :
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l'accès à la hotline, c'est-à-dire la capacité à se faire dépanner par les services techniques de l'éditeur en cas de problèmes rencontrés, par...
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