Présentation

Article

1 - ARCHIVAGE DANS LE CONTEXTE ÉLECTRONIQUE

  • 1.1 - Archivage et archivage électronique
  • 1.2 - Aspects réglementaires de l'archivage électronique
  • 1.3 - Triple défi pour les directions informatiques

2 - DIX ANS DE NORMALISATION

  • 2.1 - Origine des normes et influences
  • 2.2 - Panorama et articulation des normes d'archivage et de conservation
  • 2.3 - Concept central : l'intégrité
  • 2.4 - Autres notions essentielles pour l'archivage électronique
  • 2.5 - Vers la certification

3 - QUATRE GROUPES DE NORMES

  • 3.1 - Records management/archivage managérial
  • 3.2 - Records management électronique
  • 3.3 - Conservation sécurisée
  • 3.4 - Pérennisation

4 - RETOUR D'EXPÉRIENCE SUR L'APPLICATION DES NORMES

  • 4.1 - « Maquis des normes »
  • 4.2 - Boîte à outils du chef de projet averti

5 - CONCLUSION

6 - GLOSSAIRE

Article de référence | Réf : H7276 v2

Glossaire
Archivage électronique - Problématique et normes

Auteur(s) : Marie-Anne CHABIN

Date de publication : 10 mai 2015

Pour explorer cet article
Télécharger l'extrait gratuit

Vous êtes déjà abonné ?Connectez-vous !

Sommaire

Présentation

RÉSUMÉ

En rappelant le sens du verbe archiver et les motifs raisonnés de l'archivage, cet article aide à cerner le périmètre d'un projet d'archivage électronique et la nature des fonctionnalités à mettre en oeuvre, en relation avec la nature des informations et le risque de les voir disparaître ou devenir inutilisables. La communauté dispose aujourd'hui d'un important jeu de normes, nationales et internationales, tant pour les aspects managériaux de l'archivage (records management) que pour les aspects techniques de la conservation (sécurité, intégrité, pérennité). L'article présente les principes fondamentaux de l'archivage électronique, le contexte de création des différentes normes, les exigences des principaux textes et le mode d'emploi d'un arsenal normatif complet mais lourd.

Lire cet article issu d'une ressource documentaire complète, actualisée et validée par des comités scientifiques.

Lire l’article

ABSTRACT

After reviewing the traditional meaning of the word “record” and the reasons why organizations have to record and preserve information, this article helps to identify its scope and appropriate functions, in relation with the quality of data and the risk of non-availability or impossibility of using them. A broad set of local and international standards is now available for the community. One part of it refers to electronic records management. The other part is linked to archiving and long-term preservation. This article explains the core principles of electronic records management, archiving and long-term preservation, the context within which the standards have been drafted, and the requirements of the main standards, and gives advice for using the complete though cumbersome collection of normative references.

Auteur(s)

  • Marie-Anne CHABIN : Expert indépendant en archivage/records management (cabinet Archive 17), Secrétaire général du CR2PA (Club des responsables de politiques et projets d'archivage), Chargée de cours à l'Université de Paris Ouest Nanterre, Partenaire du projet InterPARES Trust

INTRODUCTION

On constate que plus les entreprises développent les nouvelles technologies et introduisent de nouvelles méthodes de travail, plus les méthodes et les procédures d'archivage perdent de leur efficacité » : c'est le constat paradoxal et provocateur de la norme ICA-Req, Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008). Pourquoi ?

On parle d'archivage électronique depuis près de trente ans, mais le sujet est devenu un enjeu majeur au tournant de l'an 2000 avec la conjonction de quatre phénomènes :

  • 1. la reconnaissance de la valeur légale de l'écrit sous forme électronique ;

  • 2. l'explosion des volumes de données dans les entreprises et les organisations publiques ;

  • 3. la multiplicité des solutions logicielles et matérielles autour de l'information numérique, et la rapidité de leur obsolescence, avec des difficultés d'interopérabilité entre plateformes ;

  • 4. les défis posés par la matière numérique en termes de sécurité et d'intégrité.

L'archivage, dans sa fonction de maintien dans le temps des supports d'information produits aujourd'hui, concerne tout le monde, individus et organisations, dès lors que ces personnes ou ces organisations détiennent des documents ou des informations qu'elles doivent ou veulent conserver dans le temps, pour une durée de quelques années ou sans limitation de durée.

Quand ces documents et informations sont produits sous une forme numérique, l'archivage sera forcément électronique. Or, 90 % de l'information circulant aujourd'hui est produite sous forme numérique. L'archivage électronique devrait donc être très répandu. C'est sans compter sur le fait que de nombreux documents produits sous forme numérique sont signés sur papier, et que de nombreux documents ou données reçus sous forme numérique sont imprimés et gérés sous forme papier, puis archivés sur ce support ; c'est sans compter aussi sur le stock d'archives papier qui est toujours là, qui peut être numérisé, mais qui ne l'est pas toujours et n'a pas toujours besoin de l'être.

L'archivage numérique progresse, mais il a encore du chemin à faire pour répondre aux exigences de conserver tout ce qu'il faudrait conserver et de bien le conserver. Dans un premier temps, l'archivage électronique doit se démarquer définitivement des notions de sauvegarde ou de stockage informatique avec lesquelles il a été trop longtemps confondu. Il faut aussi qu'il marque et affirme sa spécificité et son intérêt pour les organisations face à la gestion électronique de documents (GED) et face aux projets de dématérialisation qui ignorent encore trop souvent les exigences d'un archivage managérial et pérenne.

La décennie 2000 a vu émerger de nombreuses normes relatives à l'archivage, d'origines variées, pour répondre à des questions différentes de qualité, d'authenticité, de sécurité, d'intégrité, d'interopérabilité et de pérennité .

Cet article fait le point sur l'ensemble de ces normes, leur origine, leur contenu et leur articulation. Avec un peu de recul aujourd'hui sur leur application et leur évolution, il tire les enseignements de cette décennie de normalisation de l'archivage électronique et de la conservation numérique.

Électronique, numérique ou digital ?

Faut-il dire archivage électronique, archivage numérique ou archivage digital ? Est-ce la même chose ? On rencontre les trois adjectifs et ils expriment en général la même idée, celle que l'archivage concerne des documents numériques et que le système qui les gère est un système informatique. Archivage électronique et archivage numérique sont synonymes. Quand on parle des documents en revanche, il est préférable de dire « numérique » car il s'agit de fichiers composés de 0 et de 1. Le terme digital est un anglicisme dont la traduction française est « numérique » bien qu'il soit de plus en plus utilisé avec une connotation marketing.

Cet article est réservé aux abonnés.
Il vous reste 94% à découvrir.

Pour explorer cet article
Téléchargez l'extrait gratuit

Vous êtes déjà abonné ?Connectez-vous !


L'expertise technique et scientifique de référence

La plus importante ressource documentaire technique et scientifique en langue française, avec + de 1 200 auteurs et 100 conseillers scientifiques.
+ de 10 000 articles et 1 000 fiches pratiques opérationnelles, + de 800 articles nouveaux ou mis à jours chaque année.
De la conception au prototypage, jusqu'à l'industrialisation, la référence pour sécuriser le développement de vos projets industriels.

KEYWORDS

integrity   |   hashcoding   |   timestamp   |   authenticity   |   long-term preservation   |   records management   |   preservation

VERSIONS

Il existe d'autres versions de cet article :

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v2-h7276


Cet article fait partie de l’offre

Documents numériques Gestion de contenu

(73 articles en ce moment)

Cette offre vous donne accès à :

Une base complète d’articles

Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques

Des services

Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources

Un Parcours Pratique

Opérationnel et didactique, pour garantir l'acquisition des compétences transverses

Doc & Quiz

Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive

ABONNEZ-VOUS

6. Glossaire

Archivage (records management, archiving)

Organisation systématique de la création, utilisation, maintenance et sort final des documents engageants, en accord avec les besoins et responsabilités administratifs, réglementaires, financiers et sociétaux.

Authenticité (authenticity)

Caractère d'un document dont on peut prouver qu'il est bien ce qu'il prétend être, qu'il a été effectivement produit ou reçu par la personne qui prétend l'avoir produit ou reçu, et qu'il a été produit ou reçu au moment où il prétend l'avoir été.

Autorité archivistique (archival authority)

Services et institutions archivistiques ou autres structures responsables des programmes de sélection, collecte, conservation, mise à disposition et contrôle de la destruction d'archives.

Autorité de certification (certification authority)

Organisme qui produit, signe et délivre des certificats de clé publique reliant les signataires à leur clé publique.

Capture (capture)

Processus consistant à faire passer un document ou un objet numérique dans un système d'archivage, à lui attribuer des métadonnées pour le décrire et à le contextualiser, permettant ainsi de le gérer dans le temps. Pour certaines activités métier, cette fonctionnalité peut être native dans l'application métier, de sorte que la capture des documents à archiver et leurs métadonnées est concomitante à la validation des documents.

Certificat numérique (digital certificate)

Document électronique signé par une autorité de certification identifiant un propriétaire de clé et l'entité qu'il représente, associant ce propriétaire à une paire de clés en spécifiant laquelle est la clé publique, et devant contenir toute autre information exigée par le profil du certificat.

Chiffrement (encryption)

Processus de conversion des données dans un code sécurisé à l'aide d'un algorithme de chiffrement, pour la transmission dans un réseau public. La clé mathématique de l'algorithme de chiffrement est encodée et transmise avec les données fournissant ainsi les moyens de déchiffrement à l'arrivée et de restauration des données originales.

Conservation (1) (retention)

Obligation légale ou réglementaire de garder à disposition des autorités, voire de la...

Cet article est réservé aux abonnés.
Il vous reste 92% à découvrir.

Pour explorer cet article
Téléchargez l'extrait gratuit

Vous êtes déjà abonné ?Connectez-vous !


L'expertise technique et scientifique de référence

La plus importante ressource documentaire technique et scientifique en langue française, avec + de 1 200 auteurs et 100 conseillers scientifiques.
+ de 10 000 articles et 1 000 fiches pratiques opérationnelles, + de 800 articles nouveaux ou mis à jours chaque année.
De la conception au prototypage, jusqu'à l'industrialisation, la référence pour sécuriser le développement de vos projets industriels.

Cet article fait partie de l’offre

Documents numériques Gestion de contenu

(73 articles en ce moment)

Cette offre vous donne accès à :

Une base complète d’articles

Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques

Des services

Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources

Un Parcours Pratique

Opérationnel et didactique, pour garantir l'acquisition des compétences transverses

Doc & Quiz

Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive

ABONNEZ-VOUS

Lecture en cours
Glossaire
Sommaire
Sommaire

BIBLIOGRAPHIE

  • (1) - ADBS, AAF -   Comprendre et pratiquer le records management : analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises.  -  (2005). http://www.adbs.fr/site/publications/rm/ evalnorme_iso15489.pdf

  • (2) - Association Ialta France -   Apprivoiser MoReq pour archiver et conserver l'information.  -  Guide pratique proposé par le groupe de travail MoReq, 100 p. http://moreq2.eu/attachments/article/338/apprivoiser_moreq.pdf

  • (3) - Archives de France -   Guide méthodologique : partie 1 : Le format de fichier PDF, et partie 2 : Les outils de conservation vers le format PDF : traitement de texte, dessins techniques.  -  Édition scientifique (2012).

  • (4) - Archives de France -   Note d'information DGP/SIAF/2012/005 relative à l'actualité de la normalisation en matière de records management.  -  http://www.archivesdefrance.culture.gouv. fr/static/5570

  • (5) - Archives de France -   Traduction française de MoReq2.  -  Chapitre zéro (2008). http://www.archivesdefrance.culture. gouv.fr/gerer/publications/manuels/

  • ...

1 Sites Internet

Moreq 2010 http://moreq2010.eu/

Groupe de travail Pérennisation de l'information numérique http://www.pin.association-aristote.fr/doku.php/accueil

Association française de normalisation http://www.afnor.org/

Cabinet de conseil en archivage de Marie-Anne Chabin http://www.archive17.fr

SIAF, Service interministériel des archives de France http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/archives-electroniques

Association des archivistes français http://www.archivistes.org

Association internationale pour la gouvernance des actifs informationnels stratégiques http://www.arma.org

Commission nationale de l'informatique et des libertés http://www.cnil.fr...

Cet article est réservé aux abonnés.
Il vous reste 94% à découvrir.

Pour explorer cet article
Téléchargez l'extrait gratuit

Vous êtes déjà abonné ?Connectez-vous !


L'expertise technique et scientifique de référence

La plus importante ressource documentaire technique et scientifique en langue française, avec + de 1 200 auteurs et 100 conseillers scientifiques.
+ de 10 000 articles et 1 000 fiches pratiques opérationnelles, + de 800 articles nouveaux ou mis à jours chaque année.
De la conception au prototypage, jusqu'à l'industrialisation, la référence pour sécuriser le développement de vos projets industriels.

Cet article fait partie de l’offre

Documents numériques Gestion de contenu

(73 articles en ce moment)

Cette offre vous donne accès à :

Une base complète d’articles

Actualisée et enrichie d’articles validés par nos comités scientifiques

Des services

Un ensemble d'outils exclusifs en complément des ressources

Un Parcours Pratique

Opérationnel et didactique, pour garantir l'acquisition des compétences transverses

Doc & Quiz

Des articles interactifs avec des quiz, pour une lecture constructive

ABONNEZ-VOUS