La réunion d’ouverture est importante car elle est la première relation avec les personnes auditées. Elle marque le début de l’audit sur site après les activités de préparation de l’audit (revue documentaire, préparation du plan d’audit, préparation des documents de travail). Cette étape est essentielle pour préciser le contexte et les modalités de l’audit, mais également pour lever les appréhensions et mettre en confiance les audités.
Une des premières questions à se poser est de définir les modalités de la réunion d’ouverture. Vous devez garder à l’esprit que cette réunion va prendre une forme différente en fonction de la nature de l’audit lui-même :
- lors d’un audit de certification (audit tierce partie), la réunion d’ouverture sera formelle et suivra un protocole propre aux organismes de certification;
- à l’opposé, dans le cas d’un audit interne, la réunion d’ouverture pourra prendre la forme d’une simple information sur la réalisation de l’audit et sa nature.
Vous aurez à adapter la nature de la réunion d’ouverture en fonction du niveau de formalisme nécessaire.
Par ailleurs, pour bien réussir cette première étape de l’audit sur site, n’hésitez pas à rédiger les différents points à aborder, les messages clés à faire passer et les premières questions à poser. Une check-list pourra vous aider à dérouler la réunion d’ouverture en toute sérénité.
Dans le cas d’une réunion formelle, la réunion d’ouverture sera mentionnée dans le plan d’audit. Vous déterminez la durée (de l’ordre de 15 minutes). Vous identifiez, avec votre interlocuteur principal, les personnes qui y participeront. Vous vous assurez de la disponibilité d’une salle en rapport avec le nombre de personnes prévues. De plus, comme il sera nécessaire de reporter dans le rapport d’audit la liste des personnes présentes, il peut être opportun de prévoir une feuille de présence. Ce document est d’autant plus nécessaire lorsque vous ne connaissez pas tous les participants ou lorsque beaucoup de personnes sont invitées à la réunion d’ouverture.
