La réunion de clôture est importante car elle termine l’audit sur site : elle est la dernière image qui va rester de l’audit et elle contribue à la dynamique qui va suivre, notamment à la mise en œuvre d’actions correctives et d’actions d’amélioration.
La réunion de clôture se prépare en amont lors de la planification de l’audit. Déterminez les modalités de la réunion de la réunion de clôture et le formalisme nécessaire. Le niveau de formalisme sera en ligne avec celui que vous avez adopté pour la réunion d’ouverture (cf. Animer la réunion d'ouverture de l'audit). La réunion de clôture apparaît dans votre plan d’audit.
Dans le cas d’un audit sur plusieurs jours, vous pouvez être amené à réaliser des réunions de clôture intermédiaire ; il semble opportun d’en faire si vous avez à changer de site (de manière à faire un point sur les constats d’audit relatifs au site), si un (ou plusieurs) membre(s) de l’équipe d’audit a (ont) terminé (de manière à ce que chaque membre de l’équipe puisse présenter ses constats d’audit). Ces différentes réunions intermédiaires apparaissent dans le plan d’audit.
En fonction de la complexité de l’audit (équipe de plusieurs auditeurs, audit sur plusieurs jours) et du formalisme requis (nécessité de rédiger les conclusions d’audit pour les présenter), il vous sera nécessaire ou non de prévoir un temps de préparation de la réunion de clôture. Ce temps de préparation apparaîtra également dans le plan d’audit.
Dans le cas d’une réunion formelle, identifiez avec votre interlocuteur principal les personnes qui y participeront. Vous vous assurez de la disponibilité d’une salle en rapport avec le nombre de personnes prévues. Comme vous aurez probablement besoin de reporter dans le rapport d’audit la liste des personnes présentes, vous pourrez envisager d’utiliser une feuille de présence (cf. Liste de présence).
La réunion de clôture peut être moins formelle, ce qui ne vous empêche pas d’anticiper son organisation : à qui reporter les conclusions principales, à quel moment, sous quelle forme ? Par exemple, vous pouvez organiser l’audit d’un processus de manière à terminer par le responsable du processus et ainsi profiter de la fin de l’audit pour reporter sur l’ensemble des constats relatifs au processus dont il est responsable.
