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Auteur(s)
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Jacques FAJEAU : Président directeur général Teledoc SA , groupe Thyssen
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Lire l’articleINTRODUCTION
Lorsque l’expression transport de documents est prononcée apparaît sur le visage de tout jeune interlocuteur un sourire condescendant, marquant l’objet archaïque de ce terme, et la gêne éprouvée pour celui qui l’emploie.
À l’heure d’Internet, où toute information, toute documentation est accessible à toute personne en tout lieu de tout pays, transporter des documents par un moyen pneumatique, mécanique, paraît relever du musée des techniques passées.
Mais, si les nouveaux sièges des plus grandes administrations, banques, assurances…, équipés de systèmes informatiques et bureautiques les plus sophistiqués, installent des réseaux de manutention de documents automatisés de plus en plus performants, le zéro papier ne serait-il pas le rêve utopique d’une génération d’informaticiens plongés dans un monde virtuel aseptisé et asexué ?
Les générations futures n’apprendront-elles à lire, à écrire, à dessiner, à penser, qu’à travers l’écran d’un ordinateur ?
L’imagination, la créativité ne sont-elles pas liées à tous nos sens et ne s’expriment-elles pleinement qu’à travers eux ?
Chaque outil n’a de valeur que par celui qui l’emploie.
L’ordinateur maître à penser ? Un simple croquis, un document manuscrit griffonné le remet à sa simple valeur d’outil extrêmement performant.
Le transfert rapide des documents est aujourd’hui plus que jamais nécessaire au traitement de l’information dont dépend les principales décisions. L’évolution des techniques, leurs fiabilités offrent des solutions adaptées à chaque problème.
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2. Les moyens
Le choix d’un système dépend de l’étude des besoins et, contrairement à l’industrie, le secteur administratif éprouve une difficulté importante à analyser et à exprimer les mouvements des documents dans un immeuble de bureau :
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implantation et mobilité des services, horaires de travail ;
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temps de traitement des dossiers ;
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urgence réelle de la disponibilité du document ;
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mouvement des archives ;
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volume transporté et standardisation ou non des dossiers ;
-
motivation de l’utilisateur ; car si un ingénieur, technicien, ouvrier responsable de tout ou partie d’une chaîne de fabrication est lié au bon fonctionnement de celle-ci, pour assurer sa production, le cadre ou l’employé administratif considèrent la manutention automatisée de documents comme un « huissier automatique », et non pas comme un outil nécessaire à la qualité du traitement de l’information, et un gain de productivité.
Les critères de choix d’un système ont une importance toute particulière.
Unité de transport : volume, poids, fragilité.
Masse du transport : volume total (ou quantité globale d’unités à transporter), volume instantané (pointe) à transporter.
Urgence du transport : temps maximal de mise à disposition.
Logique du transport :
-
logique dite « poussée » : dès qu’un document ou objet est à la disposition de l’émetteur, il peut être expédié au destinataire sans tenir compte de son besoin instantané ; par exemple, le service « courrier central » d’une entreprise, après réception et tri du courrier extérieur, le diffuse notamment dans les différents services sans tenir compte de leur présence ;
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logique dite « tirée » : le document ou objet ne sera envoyé au destinataire que s’il le souhaite ; par exemple, le service « archives centrales » qui expédie les dossiers à l’émission des demandes.
Ces critères vont permettre de choisir le système de manutention le plus approprié dans les deux grandes familles suivantes : le transport pneumatique et le transport mécanique.
2.1 Les...
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