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Maîtriser le processus de communication interneFiche pratique | Réf : 0347
Auteur(s) : Jérémy CICERO
Date de publication : 28 août 2011
Relu et validé le 28 nov. 2016
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Métier : responsable qualité (255 articles en ce moment)
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MÉTIER : RESPONSABLE QUALITÉ
Vous devez préparer et animer une réunion mais chez vous réunion rime avec réunionite. Vous ne savez pas comment vous y prendre, comment préparer cette réunion, comment l’animer ?
Qu’elle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de production, une réunion efficace est une réunion bien préparée à la fois par l’animateur, mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.
Le succès d’une réunion repose sur sa préparation, la qualité de son animation (qui réside dans l’aptitude de l’animateur à encadrer le déroulement de la réunion et à développer un climat propice à l’échange et à la construction), la pertinence de sa restitution (compte rendu, plan d’actions concrètes, etc.).
Étapes :
L’utilisation de la méthode « TOP » permet de préparer méthodiquement la réunion en définissant les principaux objectifs de la réunion :
Méthode « TOP »
Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un ordre du jour présentant :
Le choix des participants doit se faire en tenant compte de plusieurs critères : la compétence, l’autorité et l’intérêt vis-à-vis du ou des sujets abordés. Dans tous les cas, hormis pour les réunions d’information, il est important de limiter le nombre de participants à dix. Au-delà, l’animation devient plus difficile.
Des éléments de préparation peuvent aussi être remis aux participants afin qu’ils puissent les compléter ou se préparer. Ces éléments peuvent être des synthèses, analyses, graphiques, conclusions des précédentes réunions, etc.
Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés) tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les feutres, etc.
Il convient de s’assurer également du bon fonctionnement de ces équipements. Il n’est pas du meilleur effet de faire attendre les participants 15 minutes le temps que l’animateur trouve un feutre qui fonctionne correctement.
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MÉTIER : RESPONSABLE QUALITÉ
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Exemple de compte rendu de réunion simplifié
Le compte rendu de réunion est la trace formelle, indélébile de ce qui a pu être évoqué/décidé en réunion. Des efforts de synthèse doivent donc être apportés pour consigner l’essentiel : Quoi ?, Qui ?, Quand ?, voire Comment ?
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