Préparer et organiser une revue de projet de conception

Le mode de travail en équipe de projet est la norme dans les entreprises. Rappelons que le projet est découpé en phases, chacune d’entre elles ayant des objectifs bien précis, de sorte que le projet évolue d’une manière contrôlée. L’équipe de projet, qui a reçu de l’entreprise la mission de faire aboutir le projet, doit rendre compte à certaines dates-clés (« les jalons ») du projet, en fournissant les éléments (les « livrables ») montrant la progression du projet.

D’une manière générale, les projets sont découpés en 5 phases :

• Analyse ;
• Conceptualisation ;
• Définition ;
• Validation ;
• Communication.

Au début du projet, à chaque charnière entre phases, et à la fin du projet, le chef de projet et son équipe planifient une revue de projet.

La revue de projet est orientée vers les décideurs :

• ceux de l’entreprise : le chef d’entreprise ou un chef de département, et son état-major ;
• ou ceux de ses clients ;
• ou les deux.

En face de ces décideurs, le chef de projet et les (ou certains) membres de son équipe doivent exposer les résultats du travail effectué pendant la phase précédente, et présenter les objectifs de la phase suivante.

De cette réunion, on attend des décisions concernant la suite du projet, notamment :

• la confirmation et l’autorisation du passage à la phase suivante (si les objectifs ne sont pas atteints, la décision peut être de prolonger la phase en question) ;
• la réorientation du projet ;
• l’allocation de moyens.

Remarquons que la revue de fin projet a un objectif supplémentaire : la suite à donner, qui peut être la décision de mise en production et de commercialisation du produit (ou du service).

La préparation du dossier consiste à réunir sur un support approprié (papier ou numérique) : un « executive summary » (1 page), après le titre du dossier ; le résumé des phases précédentes ; tous les éléments relatifs au travail effectué durant la phase ; les prin...

La présentation doit seulement servir de support à l’exposé ; tout l’exposé ne peut et ne doit pas être écrit dans une présentation ; en conséquence, la présentation doit se limiter à : des phrases clés, courtes ; toutefois, attention à la sémantique : chaque mot compte&#...

La veille de la revue de projet, le chef de projet doit vérifier le minutage et la fluidité de l’exposé, et se livrer avec son équipe à une étude critique visant à éliminer ou à regrouper des planches. Il est également recommandé de s’exercer, notamment en ce qui concerne le placement de la voix. ...

Il faut s’assurer que la revue de projet se présentera sans accroc ; ceci exige d’arriver en avance de quelques minutes à 1 heure avant l’heure prévue. Le cas échéant, on peut mettre à contribution l’assistante qui a réservé la salle de réunion ! Il faut veiller en particulier à ce que&#...

Dans la semaine qui suit la revue de projet, le chef de projet doit, avec l’aide de son équipe, en rédiger le compte rendu qui sera : diffusé aux participants ; archivé dans le dossier du projet. Cette mesure permet d’acter les décisions prises, sans contestation ni oubli.