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RÉSUMÉ
Ce retour d’expérience décrit un exemple de mise en œuvre d’une innovation organisationnelle importante dans des collectivités territoriales. Centrée initialement sur la mise en œuvre de la gestion collaborative des projets, cette opération est passée à un projet plus global. Le retour d’expérience présente les principaux composants de la démarche suivie, précise les aspects de conduite du changement et fournit des éléments sur les résultats atteints ainsi qu’un premier bilan du projet.
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Denis MEINGAN : Directeur associé - KnowledgeConsult, Saint-Mandé, France
INTRODUCTION
Les élus des collectivités de Parthenay entendaient, dans le cadre de leur engagement électoral, réaliser des projets d’ampleur variable mais voulaient aussi être en mesure de saisir les opportunités comme les demandes susceptibles de surgir en cours de mandat et mettre en place les projets adaptés. Dès lors qu’ils avaient été validés, leur mise en œuvre devait pouvoir mobiliser sur une dynamique de conduite de projet les acteurs internes et externes. Pour cela, les élus de Parthenay souhaitaient mettre en œuvre une gestion collaborative des projets de manière à agréger sur un même projet tous les acteurs nécessaires à sa préparation, sa validation, sa mise en œuvre et sa pérennisation. D’une ampleur limitée initialement, cette initiative de mise en œuvre de la gestion collaborative des projets est passée à un projet global avec de multiples dimensions. Ce retour d’expérience met en évidence le caractère essentiel que peuvent avoir l’étude d’impacts et la prise en compte de la dynamique des acteurs dans la mise en œuvre de la conduite du changement comme composante clé de la réussite d’un projet d’ampleur.
Domaine : Innovation/Innovation organisationnelle – Conduite du changement
Entreprise concernée : Communauté de communes de Parthenay
Technologies/méthodes impliquées : Organisation, gestion de projet, conduite du changement et informatique
Secteur : Collectivités territoriales
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2. Mise en œuvre du projet, actions menées
2.1 Chronologie du projet
Du point de vue de ses objectifs initiaux, le déploiement du projet s’est déroulé suivant les grandes phases ci-dessous :
-
avril à juillet 2009 : diagnostic avec analyse de l’existant, prise en compte des besoins et définition des recommandations, avec leur planning de mise en œuvre ;
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septembre 2009 à septembre 2010 : définition détaillée et mise en œuvre des recommandations ;
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octobre 2010 à mai 2011 : formation des chefs de projet et référents projets à la gestion collaborative des projets, réalisation des quatre projets pilotes et mise en œuvre de la plate-forme logicielle choisie ;
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juin 2011 à avril 2012 : bilan des travaux réalisés et généralisation du déploiement de la gestion collaborative des projets et de l’utilisation de la plate-forme logicielle.
2.2 Organisation du projet
L’organisation du projet, et en particulier sa gouvernance, se décomposait de la manière suivante :
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le comité de pilotage qui avait pour rôle concernant le projet de définir les objectifs et orientations, valider son planning général, suivre l’avancement, recetter les livrables fournis et décider des actions correctives pour les difficultés majeures rencontrées ;
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la direction de projet qui avait pour rôle de prendre en charge la gestion opérationnelle du projet pour le respect de ses objectifs, délais et budgets ;
-
le comité projet qui avait pour rôle concernant le projet de le coordonner opérationnellement, suivre son état d’avancement, arbitrer les éventuels choix fonctionnels et/ou techniques et prendre toutes les décisions sur sa planification ;
-
les groupes de travail qui avaient pour rôle de prendre en charge et traiter les travaux qui leur avaient été confiés.
Le comité de pilotage rassemblait le maire de Parthenay et président de la communauté de communes de Parthenay avec des élus des trois collectivités, le directeur général des services (DGS) et le directeur des systèmes d’information et de télécommunication (DSIT) ainsi que certains chefs de service et les consultants....
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BIBLIOGRAPHIE
-
(1) - AUTISSIER (D.), MOUTOT (J.-M.) - Méthode de conduite du changement. - Dunod (2007).
-
(2) - AUTISSIER (D.), MOUTOT (J.-M.), BENSEBAA (F.) - Les stratégies de changement. - Dunod (2012).
-
(3) - AUTISSIER (D.), MOUTOT (J.-M.) - La Boîte à outils la Conduite du changement. - Dunod (2013).
-
(4) - COUSIN-BERNARD (M.), GAUTHIER (E.) - Manager par projets. - Les Echos.fr, Nathan (2010).
-
(5) - D’HERBEMONT (O.), CÉSAR (B.) - La Stratégie du projet latéral. - Dunod (2004).
-
(6) - FAUVET (J.) - L’élan sociodynamique. - Éditions d’organisation – 2e édition (2004).
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