Créer un affichage
Les barres de menu et d’outils MS Project 2007 sont conformes à la version 2003. Sur la gauche de l’écran, il est possible d’afficher verticalement la barre d’affichage qui permet d’avoir un accès rapide aux écrans disponibles dans le menu affichage : barre de menus, barre outils, standard, mise en forme, gestion des ressources, suivi, analyse, analyse Pert, réseau de tâches, comparaison de versions de projets, web et dessin.
MS Project 2010 est la première version du logiciel à remplacer l’interface utilisateur classique organisée selon une barre de menus et des barres outils par le ruban qui regroupe les fonctionnalités dans un nouvel environnement adapté aux besoins immédiats de l’utilisateur : options du diagramme de Gantt, tâches, ressources, projet, affichage, réseau de tâches, options du calendrier, format, options du formulaire des tâches, format.
Les affichages sont de deux natures : des affichages « tâches » et des affichages « ressources ». On peut y accéder par :
- la barre [Affichage] ;
- les options [Affichage du ruban] ;
- la boîte de dialogue [Plus d’affichages].
Dans MS Project, on peut créer un affichage à partir de l’affichage actif et à partir de [Plus d’affichages]. Par exemple, un nouvel affichage des retards de réalisation (ex : [Tâches critiques]) que vous devrez nommer pour le reconnaître aisément, voire en cochant la case [Afficher] dans le menu, le rendre accessible par la barre [Affichage] ou par le ruban, puis en cliquant sur OK pour le valider.
Tables
MS Project désigne par [Tables] les sélections des champs relatifs aux tâches et aux ressources. Ces tables peuvent être associées à des affichages graphiques (type diagramme de Gantt). Pour associer temporairement une nouvelle tâche à l’affichage en cours, sélectionner la table convenable dans le menu [Affichage Table]. MS Project associe par défaut la [Table entrée] à l’[Affichage suivi Gantt]. À noter que vous pouvez créer une nouvelle table (en copiant une table existante) voire [Supprimer des champs].
Important
En position de chef de projet, il est utile d’utiliser régulièrement les fonctions [Tables], donc de bien connaître ce que vous trouvez dans chacune d’entre elles comme information disponible. Vous recommandez ensuite aux membres de votre équipe projet de renseigner les champs utiles à la mise à disposition d’une information « à jour ». Nous reviendrons ultérieurement sur les fonctions de mise à jour.
Filtres
Les filtres servent à sélectionner les enregistrements. Pour sélectionner le filtre de votre choix, dérouler la liste qui apparaît dans [Mise en forme]. Depuis un [Affichage tâches] se déroule la liste des [Filtres de tâches], depuis un [Affichage de ressources], vous déroulerez la liste des [Filtres de ressources]. Par exemple, dans un [Affichage de tâches], vous pourrez sélectionner [Jalons] pour n’afficher que les tâches dont la durée est de 0 jour.
Vous pourrez, dans MS Project 2007 comme dans MS Project 2010, ajouter ou modifier vos filtres. Dans l’une comme l’autre de ces versions de MS Project, vous disposez de la possibilité d’utiliser un filtre automatique (à la manière d’Excel) et un filtre actif ([Projet]/[Filtrer pour]), ainsi que des conditions de filtrage (égal, différent de, durée, etc.).
Groupes
Nous vous recommandons d’utiliser la fonction [Groupe] qui facilite votre interprétation de l’état de votre projet.
Vous pouvez avoir accès aux groupes par la liste déroulante [Grouper par] dans la zone [Données] de l’onglet [Affichage] ou par l’option [Plus de groupes].
Si vous êtes sur un [Affichage tâches], vous déroulerez les [Groupes de tâches] (par exemple les tâches récapitulatives), si vous êtes sur un [Affichage ressources], vous déroulerez les [Groupes de ressources], etc.
En cliquant sur OK ou sur [Appliquer], vous validerez vos choix.
Attention
Utiliser MS Project Versions 2007 et 2010 constitue (souvent) l’occasion pour les chefs de projet de montrer la multiplicité des outils de gestion qu’ils ont su créer ! Veillez à ne pas choisir trop de tables, de filtres et de groupes aux dépens de leur utilité pour le projet, et n’oubliez pas qu’un projet est une œuvre commune.
Vos choix de fonctionnalités doivent être partagés par les membres de l’équipe projet et ceux qui les renseigneront.
Les fonctions [Filtres] et [Groupes] sont utiles car elles facilitent l’accès aux enregistrements et à l’interprétation de l’état du projet. Il faut les paramétrer dès le début de votre projet, quitte à les compléter ultérieurement. Vous aurez besoin de connaître régulièrement et d’avoir un accès aisé à l’état de votre projet et des groupes de données qui le constituent, tant pour analyser d’éventuels dysfonctionnements que pour apporter les modifications appropriées.
Affichages combinés
Dans MS Project, les affichages combinés permettent d’afficher par fractionnement un affichage dit principal (par exemple le diagramme de Gantt) et un affichage secondaire dit détail (par exemple le graphe des ressources). Vous pouvez le rendre visible dans le menu en cochant la case correspondante et valider cette utilisation en cliquant sur OK.
