Rappelons tout d’abord qu’un projet est une expérience unique (livrables à fournir) bornée entre une date de début et une date de fin.
La description succincte : objectifs et enjeux
La description succincte du projet va permettre de positionner sa finalité.
Il s’agit d’y inclure les objectifs qui se déclinent classiquement en trois axes :
- qualité : les livrables à fournir au client ;
- coût : le coût des livrables en termes de prix de revient de fabrication, le coût du projet ;
- délai : les dates de livraison des différents livrables.
La formalisation des enjeux du projet va donner l’importance du projet. C’est un élément mobilisateur pour l’ensemble des contributeurs du projet.
L’enjeu permet d’aller au delà du projet. Il permet de mesurer le retour sur investissement du projet.
Exemple | Notre gamme de meubles de bureau actuelle est en fin de vie. L’érosion des ventes se confirme depuis deux ans maintenant (- 5 % de part de marché). Notre positionnement qualité/prix n’est plus adapté aux attentes du marché. Le design de nos produits est vieillissant. |
| Le projet consiste à concevoir une nouvelle gamme de produits pour la sortie de notre catalogue en septembre 2013. Les coûts de fabrication des nouveaux produits doivent être baissés de 10 % par rapport aux coûts actuels, tout en prenant en compte un nouveau design. |
| L’objectif commercial est de reconquérir la part de marché à nos concurrents sur la saison 2013/2014. |
| Le design devra être validé à fin décembre 2012. |
| Les prototypes devront être validés à fin mars 2013. |
| La commercialisation de la nouvelle gamme de produits se fera à la sortie du nouveau catalogue en septembre 2013. |
L’organisme a perdu des parts de marché. L’enjeu est de reprendre des parts de marchés aux concurrents dès 2014. Si tel est le cas, le projet de nouvelle gamme de produits aura été un réel succès : nouveau design et réduction des coûts de fabrication.
Contraintes et risques
Il est important de lister les contraintes et les risques déjà identifiés à la phase d’initialisation du projet.
Une contrainte est un élément que vous ne pourrez pas éviter dans le cadre du projet. C’est un point à intégrer absolument dans l’organisation du projet. Des actions doivent être planifiées afin de prendre en compte la contrainte identifiée.
Exemple | Identification des contraintes majeures au 01/07/2012 | Actions mises en place |
| Conformité à la norme NF D60-013 juin 2006 | Achats : Valider le choix des nouveaux matériaux |
Un risque est un élément ayant un impact apprécié dans le cadre de votre démarche de management des risques. Des actions seront planifiées pour maîtriser le risque identifié.
Exemple | Identification des risques majeurs au 01/07/2012 | Actions mises en place |
| Délai d’obtention des résultats de test du laboratoire | Achats : Anticiper le besoin de sous-traitance des tests du laboratoire |
Remarque
La liste des contraintes majeures et des risques majeurs est une situation « figée » lors de la phase d’initialisation du projet. Cette liste ne sera pas actualisée dans le cadre de ce document. Un outil de suivi des contraintes et des risques sera prévu à cet effet, car ces éléments évoluent en cours de projet.
Les éléments contractuels
Il s’agit de décrire précisément les éléments contractuels liant la maîtrise d’ouvrage de la maîtrise d’œuvre. Toute modification dans le périmètre du projet nécessitera la mise à jour du document plan qualité projet.
En fonction de la nature de la modification, un avenant de contrat pourra être nécessaire : impact sur le coût du projet, par exemple.
Éléments à identifier :
- les exigences fonctionnelles et de performance : cahier des charges ;
- les exigences réglementaires et légales applicables : normes produits, etc. ;
- les informations issues de projets similaires réalisés précédemment : études de matériaux, etc.
Il est important d’identifier, sans ambiguïté, l’ensemble des éléments contractuels en précisant le titre, la date et la version de chaque document.
Exemple | Eléments contractuels | Date | Version |
| Cahier des charges « chaise de bureau » | 15/04/2012 | B |
| Norme NF D60-013 | Juin 2006 | / |
Définir les responsabilités et autorités
Il s’agit de définir la structure organisationnelle du projet. Elle va s’appuyer sur des ressources internes à l’organisme ainsi que sur des ressources externes (clients, fournisseurs).
Le bon déroulement du projet passe par une description précise entre la maîtrise d’ouvrage et la maîtrise d’œuvre.
Les outils à mettre en place sont :
- un organigramme de projet ;
- des fiches de missions ;
- les instances de pilotage du projet ;
- les instances de gestion du projet.
Les méthodes de travail en étape 2 ci-après, ainsi que le qui fait quoi, peuvent vous permettre de détailler le fonctionnement des instances.
Quitter la lecture facile
