La méthode à utiliser afin d’établir cet inventaire dépend de l’importance de l’entreprise et de son parc d’instruments de mesure, ce dernier pouvant varier de quelques éléments à plusieurs milliers. Dans le cas de parcs importants, il est en général possible de partir de fichiers administratifs existants. Dans tous les cas, il faudra voir et localiser l’instrument qui sera géré. En effet, pour gérer les instruments de mesure, il faut connaître :
- l’appellation commerciale de l’équipement (hygromètre, psychromètre…) ;
- sa marque (le nom du fabricant) ;
- son type ;
- son n° de série ;
- le lieu d’utilisation (bâtiment, laboratoire…) ;
- le service utilisateur.
Ce sont rigoureusement les mêmes informations qui sont nécessaires pour gérer, par exemple, un parc automobile (Automobile Citroën, Modèle C4, n° de série 1234A567).
Certains moyens de mesure n’ont pas de numéro de série (par exemple certains calibres « à limite » en mécanique, ou les thermocouples en mesure de température). Il y a donc lieu de leur attribuer un numéro d’identification qui sera solidaire de l’instrument et qui l’identifiera parfaitement. Il peut d’ailleurs être utile d’attribuer un numéro d’identification interne à tous les instruments du parc pour en faciliter la gestion.
À ce stade, il est utile de classer chaque instrument dans une grande famille qui correspond en général à un domaine de mesure bien défini :
- mécanique ;
- électricité ;
- températures ;
- pressions ;
- … / …
Dans chacune de ces familles, on peut, si nécessaire, créer des sous-familles ; par exemple, en électricité, il y aura :
- les multimètres ;
- les résistances ;
- les oscilloscopes ;
- les générateurs basses fréquences ;
- … /…
