Comment s’organiser pour maintenir à jour son inventaire des produits chimiques : substances, mélanges, articles ?

Vous définirez deux types de critères complémentaires pour mettre à jour votre inventaire des événements et des périodicités. Ces critères peuvent être différents selon les catégories de données.

Les événements modifiant les entrées de l’inventaire sont internes ou externes à l’entreprise, par exemple :

• FDS nouvelles ou modifiées sur les matières premières ;
• actualités de veille réglementaire ou technologique ;
• changements dans la supply chain (fournisseur, zone géographique) ;
• activités nouvelles ou modifiées (produits, procédés, formulations etc.) ;
• modification des politiques d’achat ;
• modification des flux de production ;
• modification des ventes ;
• modification des postes de travail ;
• investissements : nouvelle installation, machine, stockages.

Certains événements majeurs utilisant les données de l’inventaire peuvent justifier une revue globale :

• mise à jour de l’évaluation du risque chimique ou d’une étude de danger ;
• mise à jour du classement ICPE SEVESO ;
• réalisation ou revue des FDS des produits formulés.

Enfin, des périodicités minimales peuvent être définies pour s’assurer qu’aucun événement n’a été oublié. Une mise à jour globale par semestre est le minimum pour une entreprise ayant un faible nombre de produits, des risques chimiques faibles, peu d’obligations réglementaires et une activité stable dans le temps.

Le traitement des événements permet de réaliser des mises à jour ciblées sur les données qui ont changé. Un traitement périodique permet de limiter le nombre de mises à jour à faire moyennant une revue exhaustive des données ayant pu changer.

En fonction des critères d’actualisation choisis, vous déterminerez les responsables de la gestion de ces mises à jour ainsi que les périmètres de données qui leur incombent et les étapes de validation avant mise à disposition des données.