La préparation de la collecte d’information permet de préparer un plan d’audit ou de visite à partir de données de planification.
Votre objectif est de lister toutes les substances chimiques, dans tous les états de la matière (solide, liquide, gazeux), sous forme de substances (acides, bases, solvants…) ou de mélanges, y compris dans les matières ou matériaux employés. Les objets ou articles achetés, fabriqués ou remis a des tiers sont aussi concernés.
Où peut-on trouver des produits chimiques ?
- les matières premières ;
- les réactifs, utilités ;
- les produits de nettoyage et d’entretien ;
- les consommables administratifs : encres, colles, nettoyage ;
- les consommables industriels : lubrifiants, graissage, produits de traitement ;
- la matière et les matériaux : tôles, matières plastiques, textiles ;
- les produits et sous-produits des procédés ;
- les articles et objets : mobilier, fournitures administratives, équipements de travail, textiles, articles destinés aux consommateurs non professionnels (maison, loisirs, habillement…).
Votre analyse des activités, produits et services ainsi que la visite des établissements et de tous les lieux de travail permettront de recenser :
- les substances susceptibles d’être émises dans l’atmosphère ;
- les produits finis.
Collectez les données de planification
Vous devez en premier lieu vous procurer les données de planification suivantes :
- nature de l’activité ;
- effectifs ;
- localisation des établissements et chantiers ;
- organisation de travail (services, production) ;
- procédé de fabrication, méthodes, moyens de production ;
- coordonnées des interlocuteurs clés (chef d’établissement, responsables des services sécurité environnement, achats, logistique, ressources humaines, production, maintenance et travaux neufs, gestion des utilités, des effluents et des déchets) ;
- horaires de travail aux différents postes ;
- flux des produits dans l’entreprise.
Vous collecterez ces données lors du premier contact sur le terrain et dans divers documents que vous pouvez consulter :
- les plaquettes commerciales, les rapports d’activité, le site Internet ;
- un manuel d’organisation ou de management qualité, sécurité environnement ;
- le livret d’accueil du personnel ;
- le plan du/des sites avec l’implantation des stockages, des ateliers ;
- l’organigramme et les procédures d’organisation des services ;
- l’analyse environnementale et/ou sécurité.
Faites le plan d’audit ou de visite
Vous devez réaliser un planning de visite de l’établissement qui vous permettra :
- de rencontrer l’ensemble des interlocuteurs qui ont accès aux informations que vous recherchez pour l’inventaire ;
- d’observer l’ensemble des situations de mise en œuvre des produits chimiques depuis leur approvisionnement jusqu’à leur évacuation sous forme de produits, de rejets ou de déchets.
Vous enverrez votre programme de visite à votre interlocuteur, pour qu’il le valide, prenne les rendez-vous et les mesures d’organisation nécessaires (déplacements, accès, sécurité, préparation des documents). Vous pourrez vous appuyer sur le modèle de plan d’audit.
