Aucun manuel n’est plus exigé dans la nouvelle version de la normeISO 9001, comme c’était déjà le cas dans les normes ISO 14001 sur les systèmes de management environnemental ou bien encore OHSAS 18001 sur les systèmes de management de la santé et sécurité au travail. Il est cependant apparu les notions, d’une part, « d’informations documentées » et, d’autre part, de « tenir à jour ». Par conséquent, il semble opportun de créer ou maintenir un manuel, ou du moins un document, qui sera mis à disposition des « parties intéressées ».
Quel que soit le nom que vous déciderez de donner à votre document, nous l’appellerons « manuel » dans la suite du texte.
Ce manuel pourra décrire de manière synthétique l’organisation de l’entreprise et contenir les informations suivantes :
- le contexte avec le domaine d’application du système de management (détail des produits et services) et les éventuelles exclusions justifiées associées ;
- la politique et stratégie en prenant en considération les parties intéressées pertinentes ;
- l’approche processus avec la cartographie et les indicateurs de pilotage et surveillance ;
- le plan de communication ;
- les procédures applicables ou la référence à celles-ci, éventuellement.
Le manuel : support clé de la communication interne et externe
Le manuel a une mission clé dans le processus de communication interne et externe.
Les normes ISO 9001, ISO14001 et OHSAS18001 intègrent toutes maintenant la notion de « parties intéressées (pertinentes) » (clients, collaborateurs, voisinage, collectivités, actionnaires, fournisseurs, banques, assurances, etc.), ce qui élargit les cibles ou clients de l’outil de communication que peut constituer le manuel de management intégré QSE.
Rappels
Définition de « partie intéressée »
Selon l’ISO 9000 et 14001 : « Personne ou organisme qui peut soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencée ou s’estimer influencée par une décision ou une activité. »
Selon l’OHSAS18001 : « Individu ou groupe, présent à l’intérieur ou l’extérieur du lieu de travail, concerné ou affecté par les performances SST de l’organisme. »
Il s’agit donc de faire simple et efficace pour présenter l’organisation de l’entreprise. Le manuel doit être un document accessible auprès des collaborateurs (communication interne), mais également auprès des clients et des parties intéressées (communication externe).
Bien rédigé, le manuel de management intégré permet aussi de répondre en partie aux exigences des chapitres des normes relatifs à la compétence, formation, sensibilisation et communication.
Exigences communes pour la gestion du personnel
Ces chapitres indiquent que l’organisme doit assurer que les personnes effectuant sous son contrôle une activité ayant un impact sur ses performances et son efficacité sont :
- compétentes ;
- sensibilisées à la politique, aux objectifs et à l’importance de leur contribution aux objectifs et à l’efficacité ;
- sensibilisées à l’impact de leurs activités relatif aux aspects environnementaux significatifs ;
- sensibilisées aux conséquences de leurs activités sur la santé sécurité au travail.
