Pour mettre en place un processus de suivi financier, il est important de comprendre que le contrôleur financier du projet (cf. Rôles et responsabilité du gestionnaire de contrat du projet), dans son analyse financière des prévisions de dépenses à fin d’affaires, doit concaténer au sein d’un seul et même outil des données provenant d’un grand nombre de disciplines.
On peut citer par exemple :
- des données réglementaires (coûts d’instruction de dossier administratif, coûts de préétudes, coûts de R&D, etc.) ;
- des données provenant des achats (coûts de contractualisation avec les sous-traitants, coûts de reprises de marchés en cas de défaillances, etc.) ;
- des données techniques (coûts des activités, incertitudes sur ces activités etc.) ;
- des données provenant du gestionnaire des risques (délais liés à la mise en place d’un plan d’action nécessaire pour abaisser un risque, etc.) ;
- des données provenant des ressources humaines (disponibilité des ressources, périodes de formation et de montée en puissance d’une ressource, etc.).
Cette liste n’est pas exhaustive.
De plus, le contrôleur financier du projet ne peut pas être expert dans tous les domaines et doit s’en remettre aux spécialistes des différentes disciplines pour estimer les coûts des activités.
Tout ceci a été préalablement établi dans le devis initial de l’affaire qui constitue la référence de base du projet et qui constituera le point de départ de la fiche affaire (la base line) (cf. La fiche d’affaire).
Suivant la maturité du projet et la demande du client (phase d’APD, APS, projet d’exécution), l’estimation des coûts est entachée d’une fourchette d’incertitude reconnue dans la discipline.
L’association AACE (une organisation à but non lucratif qui produit des certifications spécialisées pour des industries particulières, telles que l’énergie, la fabrication, le gaz et le pétrole) fournit une représentation approximative de la précision de l’estimation et de la maturité du projet, comme le montrent Les niveaux de précision des estimations de coûts.
Nous nous placerons ici en phase d’exécution du projet lorsqu’un cahier des charges définit le scope du projet de manière assez précise.
Par la suite, lors du déroulement du projet, avec le support du gestionnaire de contrat du projet, l’activité du contrôleur financier du projet consistera à analyser les écarts, comprendre leur nature, mettre en place et suivre des plans d’action tout en alertant le chef de projet en cas de non-respect des objectifs.
Parmi les causes de ces dysfonctionnements, on peut citer :
- des problèmes de conception rencontrés par l’équipe d’ingénierie ;
- des raisons liées à la gestion de la sous-traitance ;
- des marges consenties trop importantes sur certaines tâches et trop faibles sur d’autres ;
- une mauvaise prise en compte des délais nécessaires pour réaliser des plans d’actions identifiés dans l’analyse de risques ;
- des retards liés aux autorisations délivrées par l’administration et les organismes indépendants ;
- des problèmes aux interfaces.
