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Fiche pratique | Réf : 1700
Auteur(s) : Jean-Pierre Payre
Date de publication : 17 déc. 2020
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Répertorier les coûts à suivre sur Excel : repèresCet article fait partie de l’offre
Métier : responsable bureau d’étude/conception (372 articles en ce moment)
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Jean-Pierre Payre : Senior project manager – Consultant gestion de projet, Grenoble, France
Estimation | coût | planning | analyse de risques | incertitudes techniques | aléas | marge écart | contrat | gestion de la sous-traitance
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MÉTIER : RESPONSABLE BUREAU D’ÉTUDE/CONCEPTION
Cette fiche analyse les différentes causes pouvant induire des écarts financiers sur projet et fournit des plans d’actions proposés par des membres de l’équipe projet, permettant de réduire l’écart ou d’améliorer la prévision.
Les écarts ne sont pas dus seulement à un manque de connaissance ou d’optimisation (lissage ou nivellement, mise en parallèle de tâches, renégociation de contrats…), mais à des problèmes profonds de management, d’organisation ou de problématiques techniques sur lesquels le responsable des devis et le contrôleur de gestion n’ont que peu de prise.
Il convient toutefois, dans un premier temps, d’identifier les causes racines des écarts et, dans un deuxième temps, de mettre en place des plans d’actions pour les réduire ou pour éviter que la situation ne s’aggrave.
Le but de cette fiche est d’analyser l’intégration des incertitudes techniques et des aléas au sein du planning, de l’analyse de risques, et du budget.
Étapes :
Étapes :
Pour mettre en place un processus de suivi financier, il est important de comprendre que le contrôleur financier du projet (cf. Rôles et responsabilité du gestionnaire de contrat du projet), dans son analyse financière des prévisions de dépenses à fin d’affaires, doit concaténer au sein d’un seul et même outil des données provenant d’un grand nombre de disciplines.
On peut citer par exemple :
Cette liste n’est pas exhaustive.
De plus, le contrôleur financier du projet ne peut pas être expert dans tous les domaines et doit s’en remettre aux spécialistes des différentes disciplines pour estimer les coûts des activités.
Tout ceci a été préalablement établi dans le devis initial de l’affaire qui constitue la référence de base du projet et qui constituera le point de départ de la fiche affaire (la base line) (cf. La fiche d’affaire).
Suivant la maturité du projet et la demande du client (phase d’APD, APS, projet d’exécution), l’estimation des coûts est entachée d’une fourchette d’incertitude reconnue dans la discipline.
L’association AACE (une organisation à but non lucratif qui produit des certifications spécialisées pour des industries particulières, telles que l’énergie, la fabrication, le gaz et le pétrole) fournit une représentation approximative de la précision de l’estimation et de la maturité du projet, comme le montrent Les niveaux de précision des estimations de coûts.
Nous nous placerons ici en phase d’exécution du projet lorsqu’un cahier des charges définit le scope du projet de manière assez précise.
Par la suite, lors du déroulement du projet, avec le support du gestionnaire de contrat du projet, l’activité du contrôleur financier du projet consistera à analyser les écarts, comprendre leur nature, mettre en place et suivre des plans d’action tout en alertant le chef de projet en cas de non-respect des objectifs.
Parmi les causes de ces dysfonctionnements, on peut citer :
Étapes :
Étapes :
Étapes :
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Les niveaux de précision des estimations de coûts
Cet outil propose un niveau de précision de l’estimation des coûts en fonction de la maturité du projet et suivant chaque situation de l’offre.
Le management des risques suivant le PMI
Cet outil définit le processus de management des risques suivant le PMI
Diagramme des causes et effets à l’origine d’un écart des coûts à fin de projet
Cet outil présente le Diagramme des causes et effets à l’origine d’un écart des coûts à fin de projet (d’après Ishikawa)
Rôles et responsabilité du contrôleur financier du projet
Cet outil définit les rôles et responsabilité du contrôleur financier du projet
Rôles et responsabilité du gestionnaire de contrat du projet
Cet outil définit les rôles et responsabilité du Gestionnaire de contrat du Projet
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