Les exigences relatives à la documentation se retrouvent dans le chapitre 7.5 de la norme, sous l’intitulé « Informations documentées ».
Le premier changement notable entre la version 2008 et la version 2015 est le changement de vocable. Ce changement de vocable est induit dans un souci d’harmonisation des normes de système de management. Les exigences de documentation de la version 2008 étaient stipulées en utilisant les termes : « procédure documentée » pour une procédure et « enregistrements » pour les preuves ou résultats d’une activité. Ces termes ont été remplacés par « informations documentées ».
- Les termes « document, procédure documentée, manuel qualité, plan qualité » sont remplacés par l’exigence de tenir à jour une information documentée, le sens même de cette information étant de communiquer un message.
- Le terme enregistrement est remplacé par l’exigence de conserver une information documentée, le sens de cette information étant de pouvoir garder une trace de ce qui est fait.
Ce qui veut dire que les procédures et les enregistrements n’ont pas disparu, ils ont seulement changé d’appellation et sont identifiés par une même terminologie.
Par ailleurs, il a à noter que lorsque le terme « information » est utilisé seul (sans la connotation « documentée ») cela veut dire qu’il n’y a pas d’exigence de documentation associée : l’entreprise décide de ce qui est nécessaire et approprié dans son cas.
Les exigences relatives à la gestion de la documentation (chapitre 7.5) n’ont pas vraiment changé. Les principes de base d’identification, d’approbation, de diffusion, de conservation et d’élimination sont toujours présents. Ils s’appliquent à tout type d’information documentée.
Pour rentrer un peu plus dans le détail des exigences de documentation de la version 2015, là encore, il n’y a pas de grandes évolutions.
- Le manuel qualité n’est plus exigé en tant que tel. Dans la version 2008, le manuel qualité comprenait : le domaine d’application du SMQ, la liste des procédures et une description des interactions entre processus. Il reste que dans la version 2015, le domaine d’application du système de management doit être « disponible et tenu à jour sous la forme d’une information documentée » (chapitre 4.3 cf. Le domaine d’application du système de management de la qualité), l’entreprise ayant le choix du support et de la forme à lui donner. La description des interactions entre processus, bien que nécessairement établis et tenus à jour (chapitre 4.4) n’est plus forcément documentée. La liste des procédures n’est plus, non plus, une exigence documentée.
- La version 2015 demande toujours que la politique qualité et les objectifs qualité soient documentés (chapitres 5.2.2 et 6.2).
- Concernant les procédures et autres documents, il est toujours question que le SMQ inclue d’une part les informations documentées exigées par la norme, d’autre part les informations documentées que l’entreprise juge nécessaire par un fonctionnement efficace (chapitre 7.5.1). Le SMQ doit comporter les informations documentées nécessaires pour aider à la mise en œuvre des processus (chapitre 4.4)
Concernant les informations documentées exigées, il est à noter que les six procédures « documentées exigées » de la version 2008 ne sont pas des « informations documentées » exigées dans la version 2015 : l’entreprise reste la seule décideuse de ce qui est nécessaire (ou non) de documenter par des procédures. La plupart des enregistrements exigés dans la version 2008 sont toujours des « informations documentées » exigées dans la version 2015.
