La première étape consiste à définir les étapes du projet ou du plan d’actions. Pour identifier les étapes du projet, la réflexion doit être menée avec les acteurs. Une réunion type brainstorming vous permet de faire émerger les idées (cf. Animer un brainstorming).
Pour chacune des tâches identifiées, il faut définir :
- la date (ou heure) de début ;
- la durée prévisionnelle ;
- la charge correspondante en termes de ressources.
La durée doit s’exprimer dans une échelle représentative : les projets courts seront exprimés en heures, les projets longs en mois ou semaines, etc. Pour la compréhension du diagramme, les durées devront toutes être exprimées avec la même unité.
Une fois la liste des tâches identifiée, il vous faut les organiser de manière logique, les séquencer. Vous obtiendrez un tableau similaire à celui présenté ci-dessous :
| Famille de tâche | Sous-tâches | Durée | Ressources humaines | Ressources matérielles |
| Tâche 1 | Sous-tâche 1.1 | 2 jours | Deux personnes :
soit 15 heures/homme | Salle de réunion
Accès archives papiers |
| Tâche 1 | Sous-tâche 1.2 | 1 jour | Une personne :
soit 7,5 heures/homme | Logiciel de planification |
| […] | […] | […] | […] | […] |
| Tâche 2 | Sous-tâche 2.1 | 3 jours | Une personne :
soit 7,5 heures/homme | Banc de test XX |
| Tâche 2 | Sous-tâche 2.2 | 6 jours | Une personne :
soit 45 heures/homme | Machine X
Accès illimité à l’atelier Z |
| Tâche 2 | Sous-tâche 2.3 | 2 jours | Trois personnes :
soit 45 heures/homme | NA |
A noter
Dans ce tableau sont exprimées deux unités de temps, des jours et des heures. Votre diagramme ne devra tenir compte que d’une seule unité. Le choix vous appartient.
Identifier les interactions entre les étapes/tâches
La dernière opération à effectuer avant de se lancer dans la réalisation du diagramme est d’identifier les interactions entre chaque étape/tâche. En effet, la réalisation de certaines étapes est conditionnée par la tenue d’autres étapes.
Pour réaliser la tâche 2.3, vous devez disposer des résultats obtenus lors de la tâche 2.1. Ainsi l’étape 2.3 ne pourra être planifiée qu’une fois la tâche 2.1 finalisée. Vous devez donc identifier les liens de dépendance entre chaque étape. Cela vous permettra de séquencer votre projet.
En reprenant l’exemple précédent, cela pourrait donner les résultats suivants :
| Famille de tâche | Sous-tâches | Durée | Tâches nécessaires (antécédentes) |
| Tâche 1 | Sous-tâche 1.1 | 2 jours | NA |
| Tâche 1 | Sous-tâche 1.2 | 1 jour | Sous-tâche 1.1 |
| […] | […] | […] | […] |
| Tâche 2 | Sous-tâche 2.1 | 3 jours | Sous-tâche 1.2 |
| Tâche 2 | Sous-tâche 2.2 | 6 jours | Sous-tâche 1.2 |
| Tâche 2 | Sous-tâche 2.3 | 2 jours | Sous-tâche 2.1 |
A noter
On observe ainsi que les tâches 2.1 et 2.2, toutes deux conditionnées par l’obtention des résultats de la tâche 1.2, peuvent être entreprises simultanément.
Remarque
L’intérêt de cette démarche de planification est de lancer simultanément un maximum de tâches afin de réduire la durée totale du projet et ainsi le coût global du projet.
Cette planification doit néanmoins tenir compte des ressources disponibles. D’où l’intérêt d’identifier les ressources humaines et matérielles nécessaires pour chaque tâche.
