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1 - INFORMATIONS DOCUMENTÉES : GÉNÉRALITÉS

  • 1.1 - Création et mise à jour des informations documentées
  • 1.2 - Maîtrise des informations documentées

2 - INFORMATIONS DOCUMENTÉES : LES EXIGENCES DU RÉFÉRENTIEL ISO 14001

3 - CONCLUSIONS

4 - GLOSSAIRE

Article de référence | Réf : G5130 v2

Informations documentées : les exigences du référentiel ISO 14001
Informations documentées et système de management environnemental ISO 14001 v. 2015

Auteur(s) : Alain PRATS

Relu et validé le 02 sept. 2020

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RÉSUMÉ

A la demande des utilisateurs et pour simplifier les exigences relatives à la documentation des systèmes de management, la version 2015 du référentiel ISO 14001 a subit une évolution significative. . Les notions de « procédures » mais aussi celles « d’enregistrements » sont désormais abandonnées au profit de celles « d’informations documentées ». Cette évolution n’enlève rien à la rigueur avec laquelle cette documentation doit être identifiée, maitrisée et tenue à jour. Cet article permet aux organismes qui souhaitent mettre en place un système de management environnemental (SME) en conformité avec les exigences de la norme ISO 14001 v.2015 d’identifier la nature des informations qu’il convient de documenter. Il donne également des exemples sur la forme que peut prendre cette information.

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ABSTRACT

Documented information and Environmental Management System ISO 14001 v. 2015

Documentary simplification marks a significant evolution of the 2015 version of the ISO 14001 standard. It was a response to urgent requests from users of the standard. The notions of "procedure" but also of "documentation of the management system" or "records" are abandoned in favor of "documented information". This evolution does not detract from the rigor with which these documents must be identified, controlled and kept up to date. This article helps organizations wishing to set up an Environmental Management System (EMS) in accordance with the requirements of ISO 14001 v.2015 to identify the nature of the information to be documented. It gives examples concerning the form that this information can take.

Auteur(s)

  • Alain PRATS : Docteur ès sciences naturelles - Ingénieur, consultant en management des risques, auditeur certifié par l’ICAE (Institut de certification des auditeurs en environnement), INERIS, Aix-en-Provence, France

INTRODUCTION

La norme ISO 14001 : « Systèmes de management environnemental : exigences et lignes directrices pour son utilisation » a fait l’objet d’une importante révision, à la fois sur la forme et sur le fond, en octobre 2015.

Sur la forme, la version 2015 adopte la structure HLS (High Level Structure) qui propose une organisation commune, en 10 chapitres, des différentes exigences des normes de systèmes de management. L’adoption de cette structure facilite l’intégration de l’ensemble de ces exigences au sein d’un seul et même système de management.

Sur le fond, cinq grandes tendances se dégagent de cette nouvelle version :

  • l’analyse et la compréhension du contexte dans lequel évolue l’organisme en particulier en renforçant l’écoute des parties intéressées et en améliorant la communication ;

  • le renforcement du leadership et la démonstration de la cohérence entre la vision stratégique des dirigeants et la démarche environnementale ;

  • l’approche du management par les risques et les opportunités ;

  • la maîtrise ou l’influence des impacts environnementaux sur l’ensemble de la chaîne de valeurs dans une perspective de cycle de vie ;

  • l’approche « processus » largement encouragée qui se substitue, entre autres, à l’obligation formelle de disposer de certaines procédures.

Ces évolutions significatives ont pour conséquences immédiates d’entraîner une refonte majeure de la nature des informations documentées à mettre en place afin de pouvoir démontrer la conformité du système de management de l’environnement (SME) aux diverses exigences de la norme ISO 14001 v. 2015.

La version 2015 de la norme ISO 14001 introduit le terme unique d’« informations documentées » en lieu et place des termes « documentation » et « enregistrements » du SME.

Les informations documentées peuvent se rapporter :

  • à la description du SME, en particulier à la description des processus en place ;

  • aux informations créées pour faire fonctionner l’organisme (documentation), par exemple : modes opératoires, plans, notices, gammes, photographies, etc. ;

  • aux preuves de résultats obtenus (enregistrements).

L’objectif principal de cet article est donc de permettre, aux organisations qui le souhaitent, d’appréhender correctement l’impact de cette évolution sur la description et le fonctionnement de leur système de management. Il met l’accent sur le type d’informations documentées exigées par la norme en proposant des formats qui répondent à ces exigences sans contrarier le fonctionnement harmonieux de l’entreprise, l’efficacité de son système de management et sa performance environnementale.

Une liste rassemblant, a minima, les informations documentées nécessaires à satisfaire les exigences de la norme est ainsi proposée à titre indicatif à la fin de chaque paragraphe du présent article. Chaque paragraphe de cet article correspond à un chapitre de la norme.

Cet article s’adresse aussi bien aux organisations qui souhaitent mettre en place un SME version 2015 qu’à celles qui souhaitent assurer la transition de leur SME de la version 2004 vers la version 2015. Il propose des solutions qui permettent de répondre à ces exigences quelles que soient la taille et les activités de ces organisations. Les illustrations proposées résultent d’un retour d’expérience significatif de l’auteur dans le domaine de l’audit de certification des systèmes de management conduit dans des secteurs d’activités très variés et au sein d’entreprises de toutes tailles.

Ce retour d’expérience est également enrichi par les nombreux échanges qui s’établissent entre auditeurs au sein des organismes certificateurs dont le but est de proposer des règles communes d’interprétation des différentes exigences de la norme ISO 14001.

Information documentée (définition norme ISO 14001) :

« Information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme ainsi que le support sur lequel elle figure.

« Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format, sur tous supports et peuvent provenir de toutes sources ».

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KEYWORDS

process   |   Documented information   |   evidences   |   efficiency and performance of the EMS

VERSIONS

Il existe d'autres versions de cet article :

DOI (Digital Object Identifier)

https://doi.org/10.51257/a-v2-g5130


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2. Informations documentées : les exigences du référentiel ISO 14001

2.1 Approche processus

L’ISO 14001 introduit l’approche processus en exigeant de déterminer les processus du SME auxquels il est fait référence dans la norme et de maîtriser leurs interactions. Elle n’impose pas de niveau de détail pour ces processus, elle laisse à l’organisme le soin de le déterminer afin qu’ils répondent à ses besoins et à ses obligations de conformité.

Chaque organisme dispose d’une démarche personnelle pour établir, concrétiser et formaliser ses processus (tableaux, graphiques, schémas, sigles, symboles, supports particuliers, format, terminologie, etc.). Il est fortement recommandé que l’organisme s’appuie sur un mode opératoire ou une procédure afin de décrire les règles pratiques d’élaboration d’un processus.

Il est par ailleurs important pour finaliser cette approche, d’identifier les liens et interactions entre les différents processus présents au sein de l’organisme en s’assurant que les données de sortie d’un processus constituent bien des données d’entrée pertinentes et suffisantes au fonctionnement d’un ou plusieurs autres processus du SME. Cette représentation prend souvent la forme d’une cartographie des processus documentée dans le cadre du SME.

Cette approche permet de prendre en compte plus efficacement les opportunités et les risques environnementaux au sein d’autres processus de management stratégiques et opérationnels de l’organisme, non encore intégrés au sein du SME (qualité, sécurité, responsabilité sociétale, etc.).

Processus (définition norme ISO 14001) :

« Ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui transforme des données d’entrée en éléments de sortie ».

Nota : un processus peut être documenté ou non.

HAUT DE PAGE

2.2 Processus exigés par la norme ISO 14001

La lecture de la norme ISO 14001 montre qu’il est nécessaire de construire son SME sur la base de plusieurs processus et d’en définir les interactions afin de les maîtriser. L’organisme...

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    1 Sites Internet

    LEGIFRANCE : http://www.legifrance.gouv.fr

    AFNOR Association française de normalisation : http://afnor.fr

    INERIS Institut national de l’environnement industriel et des risques : http://www.ineris.fr

    AIDA (INERIS) – http://aida.ineris.fr

    ADEME Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie : http://www.ademe.fr

    Association OREE : http://www.oree.org

    DREAL Direction régionale de l’environnement, de l’aménagement et du logement : http://www.developpement-durable.gouv.fr/services-deconcentres-du-ministere

    Inspection des installations classées : http://www.installationsclassees.developpement-durable.gouv.fr

    Ministère de la Transition écologique et solidaire : https://www.ecologie-solidaire.gouv.fr

    HAUT DE PAGE

    2 Normes et standards

    Normes françaises et européennes

    NF EN ISO 14001 - 2015 - Systèmes de management environnemental – Exigences et lignes directrices pour son utilisation (Indice de classement :...

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    QUIZ ET TEST DE VALIDATION PRÉSENTS DANS CET ARTICLE

    1/ Quiz d'entraînement

    Entraînez vous autant que vous le voulez avec les quiz d'entraînement.

    2/ Test de validation

    Lorsque vous êtes prêt, vous passez le test de validation. Vous avez deux passages possibles dans un laps de temps de 30 jours.

    Entre les deux essais, vous pouvez consulter l’article et réutiliser les quiz d'entraînement pour progresser. L’attestation vous est délivrée pour un score minimum de 70 %.


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