Mettre à jour des fiches de données de sécurité (FDS) pour des substances

La réglementation principale régissant les règles d’édition et de diffusion des FDS est le règlement REACH, indépendamment de l’éligibilité de votre substance au processus d’enregistrement.

Vous êtes contraint de mettre à jour vos FDS sans tarder (selon la formulation de l’article 31.9 du règlement REACH) dans les cas listés à cet article.

Dès que de nouvelles informations qui peuvent affecter les mesures de gestion des risques ou de nouvelles informations relatives aux dangers sont disponibles

Les mesures de gestion des risques sont toutes actions, équipements ou paramètres intervenant au cours de la production/utilisation de la substance qui a pour but de contrôler ou diminuer l’exposition de l’être humain ou l’environnement. Une mise à jour est donc nécessaire lorsque les actions permettant d’utiliser la substance de manière sûre changent.

Les dangers sont liés à la nature chimique de la substance et peuvent être dus à des propriétés physiques (inflammabilité, explosibilité…), à des propriétés toxiques mettant en danger la santé des utilisateurs ou à sa capacité à produire des effets néfastes sur l’environnement. Si des propriétés intrinsèques des substances conduisent à une nouvelle identification d’un danger en application du règlement 1272/2008 du 16 décembre 2008 (cf. Liste des catégories de danger), une mise à jour est nécessaire.

Une fois qu’une autorisation a été octroyée ou refusée

L’octroi d’une autorisation, c’est-à-dire le droit de mettre à disposition et d’utiliser des substances très fortement préoccupantes incluses dans l’annexe XIV du règlement REACH (cf. Autorisation d’une substance : comprendre et savoir si une substance y est soumise), provoque une mise à jour nécessaire. L’autorisation, qui est un processus de mise à jour continue, se matérialise notamment par un numéro d’autorisation qui doit être indiqué dans la FDS.

Une fois qu’une restriction a été imposée

La restriction est un dispositif conduisant à la limitation voire l’interdiction de mise sur le marché du fait d’absence de conditions permettant une maîtrise valable des risques. Il s’agit d’un processus de mise à jour continue (cf. Principe de restriction d’une substance).

La nouvelle version datée des informations, identifiée comme « Révision : (date) », est fournie gratuitement sur support papier ou sous forme électronique à tous les destinataires antérieurs à qui ils ont livré la substance ou la préparation au cours des douze mois précédents. Toute mise à jour après l’enregistrement comporte le numéro d’enregistrement.

De plus, bien que la réglementation actuelle ne stipule pas d’obligation de révision systématique de vos FDS, il est fortement conseillé de mettre en place une procédure de révision à une fréquence régulière. On peut considérer que les connaissances sur les substances varient notablement dans un intervalle de trois à quatre ans. Ainsi, vous pouvez être amené à faire une veille proactive des informations publiées dans le laps de temps couvrant deux phases de révision de vos FDS.

Pour mener à bien vos mises à jour, un processus simplifié de révision est proposé en étape 2. La mise en forme d’une FDS doit répondre à une organisation précise définie dans le règlement REACH ; ne négligez pas les modifications à apporter à vos FDS (étape 3). Il y a un certain nombre de tâches connexes à la révision d’une FDS à ne pas oublier ; les principales sont listées en étape 3.